IT-Dienstleister – Aufgaben und Vorteile für Ihr Unternehmen
Man sagt, in der IT ist nichts so konstant wie der Wandel. Die Implementierung immer neuer Hard- und Software, damit verbundener neuer Prozesse und die gleichzeitige Gewährleistung der Datensicherheit überfordern oft nicht nur bei kleinen und mittelständischen Unternehmen die interne IT-Abteilung. Wie externe IT-Dienstleister Unternehmen entlasten können, ist Thema dieses Beitrags.
Was macht ein IT-Dienstleister?
Die Aufgaben, die ein IT-Dienstleister übernehmen kann, sind vielfältig und hängen ganz vom Unternehmen, deren Anforderungen und dem vorhandenen Know-How der Mitarbeiter ab. Grundsätzlich lassen sich folgende Aufgaben nennen, die externe Dienstleister im Auftrag des Kunden übernehmen können:
- Wartung und Instandhaltung des bestehenden IT-Systems
- Management von Clients oder Servern
- Implementierung von ERP-, CRM-, CMS und anderer Software
- Backup-Management – fortlaufende Sicherung und Schutz Ihrer Datenbestände
- DSGVO – Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung aktueller Vorgaben
- Firewall-Management zur Netzwerkabsicherung und Schutz des Datenverkehrs
- Patch-Management – Schließen von Sicherheitslücken in der Software
- Erstellung und Umsetzung eines IT-Sicherheitskonzeptes
Weitere Aufgaben, die ein externer Dienstleister für Ihr Unternehmen im Bereich der IT übernehmen kann, sind die Planung und Umsetzung Ihrer Online-Präsenz oder die Implementierung eines Workflow-Managements und die Prozessoptimierung.
IT-Dienstleister oder interne IT-Mitarbeiter? Warum nicht beide?
Viele KMU verlassen sich bei der Implementierung, Wartung und Pflege der IT-Infrastruktur, neuer Software und bei der IT-Sicherheit auf interne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Fähigkeiten der einzelnen Personen reichen im Allgemeinen aus, um einen defekten Monitor austauschen oder eine neue Tastatur anzuschließen. Sobald es Störungen im Netzwerk gibt oder spezielle Aufgaben erledigt werden müssen, stoßen interne Mitarbeiter:innen oft schnell an ihre Grenzen.
Doch selbst ausgebildete IT-Mitarbeiter können verschiedene Aufgaben wie beispielsweise den Tausch aller Arbeitsplatzrechner im Unternehmen oder die Umstellung eines Mailservers / einer Hauptsoftware in aller Regel nicht wie erforderlich (oder in der gewünschten Umsetzungszeit) vornehmen.
Hier kommen dann meist es externe Dienstleister ins Spiel. Die IT-Dienstleister können dort aushelfen, wo es bei der internen IT hakt – z.B. an Manpower für eine zügige Umsetzung oder mit Know-How und Erfahrung in einer Spezialdisziplin, mit der die interne IT bisher keine oder kaum Berührungspunkte hatte.
Ein Beispiel: Vom Büro ins Homeoffice – Aufgaben eines IT-Dienstleisters
Seit dem Beginn der Corona-Pandemie ist das Homeoffice in immer mehr Unternehmen eher die Regel als die Ausnahme. IT-Dienstleister sorgen für einen reibungslosen Übergang von der Arbeit im Büro zum Arbeitsplatz im Homeoffice. Wichtig ist dabei, die richtigen Voraussetzungen für effizientes Arbeiten zu schaffen. Hier können erfahrener Dienstleister helfen, den Arbeitsplatz im Homeoffice optimal und entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben einzurichten. Die Aufgaben eines IT-Dienstleisters umfassen bei diesem Beispiel unter anderem:
- Planung eines individuellen Konzeptes für das Homeoffice ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Unterstützung bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes im Homeoffice mit geeigneter Hard- und Software inklusive Beschaffung und Schulung
- Einrichtung eines sicheren Zugangs zum internen Netzwerk des und/oder zur Cloud des Unternehmens
- Implementierung von umfassenden Sicherheitsmaßnahmen, damit Ihre sensiblen Unternehmensdaten jederzeit vor unbefugten Zugriff geschützt sind
Welche Vorteile bieten externe IT-Fachleute?
Einer der wesentlichen Vorteile der Betreuung Ihrer IT durch externe Fachleute ist, die Tatsache, dass Ressourcen dem entsprechenden Bedarf abgerufen werden können.
Brauchen Sie für ein Projekt oder eine Umstellung viel Manpower kann ein Dienstleister, der entsprechend Personal beschäftigt, mehr Arbeitsstunden zur Verfügung stellen. Das ist bei internen Mitarbeitern so nicht möglich.
Auch im Bereich von fachspezifischen Know-How besitzen externe Dienstleister meist Vorteile gegenüber internen IT-Fachkräften. Hier gibt meist die Erfahrung, die der Dienstleister durch die Vielzahl der betreuten Kunden gesammelt hat, den Ausschlag.
Meist ist aber hier das Zusammenspiel aus internen IT-Mitarbeitern und externen Dienstleistern der beste Weg:
Interne IT-Mitarbeiter können sich auf das Alltagsgeschäft konzentrieren, während externe Fachleute spezielle und aufwendige Aufnahmen besser und schneller lösen können.
Woran erkennt man einen guten und zuverlässigen IT-Dienstleister?
Mit der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung und dem Einzug moderner IT in fast jedes Unternehmen hat auch die Zahl der Dienstleister in diesem Bereich in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Dennoch können Sie, wenn Sie auf die folgenden Punkte achten, einen guten Dienstleister für die IT in Ihrem Unternehmen auswählen.
Ein guter Dienstleister ist auch gut erreichbar. Egal, ob Sie morgens oder am Nachmittag anrufen, Sie werden immer jemanden erreichen. Das Team eines guten Dienstleisters ist breit aufgestellt. Schauen Sie sich an, welche Dienstleistungen angeboten werden und auf welche Themen der Anbieter spezialisiert ist.
Achten Sie darauf, ob es Referenzen gibt. Welche Unternehmen werden betreut, welche Projekte wurden bisher durchgeführt?
Ein guter Dienstleister garantiert Ihnen zudem, dass es keine Ausfälle in der Urlaubszeit oder wegen Krankheit geben wird. Die Betreuung ihre IT sollte immer sichergestellt sein. Damit sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
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