MS Teams einrichten: So geht’s!

Microsoft Teams (kurz: MS Teams) gehört in vielen Unternehmen bereits zum Standard-Tool für eine unkomplizierte sowie effektive Kommunikation und Zusammenarbeit. Es handelt sich hierbei um einen chatbasierten zentralen Arbeitsbereich, der jegliche Mitglieder einer Organisation umfasst.

Die Software, welche fester Bestandteil der Abonnements Microsoft 365 Business und Office 365 ist, ermöglicht nicht nur eine Kommunikation über Gruppenchats, Telefon- oder Videokonferenzen, sondern bietet darüber hinaus die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten und Projekten zu arbeiten.

Doch wie kann man sich als Unternehmen bei Microsoft Teams registrieren? Wie wird die Software optimal eingerichtet und welche Möglichkeiten bietet Microsoft Teams für Unternehmen?

Wir von smartworx erläutern Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Software von Microsoft optimal für sich und Ihr Unternehmen einrichten.

smartworx Geschäftsführung Simon Brewig und Simon Rocholl

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Hinzu kommt, dass die Registrierung des eigenen Unternehmens für Microsoft Teams Free in nur wenigen Schritten erledigt ist:

  1. Im ersten Schritt sollte überprüft werden, dass man von allen Microsoft-Konten abgemeldet ist.
  2. Anschließend begibt man sich über den Internetbrowser auf die Startseite von Microsoft Teams und klickt die Schaltfläche Kostenlos registrieren an.
  3. Nun muss die E-Mail-Adresse eingegeben werden, mit der man Microsoft Teams verwenden möchte. Hierfür eignet sich die E-Mail-Adresse des Unternehmens.
  4. Im nächsten Schritt muss man die Frage beantworten, wie man Microsoft Teams verwenden möchte. Zu Auswahl stehen in der Regel die Optionen Für Schule, Für Freunde und Familie sowie Für die Arbeit. In diesem Fall muss Letzteres ausgewählt werden.
  5. Die bereits gemachten Angaben müssen nunmehr erneut überprüft werden. Sollte die mehrstufige Authentifizierung aktiviert sein, kann eine Meldung auf dem verbundenen Mobiltelefon erscheinen. Andernfalls muss hier das Kennwort eingegeben werden.
  6. Anschließend wird man aufgefordert, weitere erforderliche Informationen anzugeben. Hierbei handelt es sich um den Vor- und Zunamen, den Namen des Unternehmens sowie das Land, in dem man sich befindet.
  7. Sobald alle Angaben vollständig sind, kann die Registrierung mit einem Klick auf Teams einrichten abgeschlossen werden.
  8. Nun erscheinen zwei Ladebildschirme und das Microsoft-Teams-Konto wird erstellt. Dieser Vorgang kann bis zu einer Minute dauern.
  9. Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, in welchem zwei Möglichkeiten angeboten werden: Download der Desktop-App oder Verwendung der Teams-Web-App. Für die optimale Nutzung im Unternehmen bietet sich die Windows-App an.
  10. Bei der ersten Verwendung von MS Teams erscheint eine Aufforderung, weitere Personen einzuladen. Jedoch kann man auch direkt der eigenen Teams-Organisation beitreten.

Der Hersteller Microsoft hat bereits angekündigt, dass die klassische Version von MS Teams Free ab dem 12. April 2023 nicht mehr zur Verfügung stehen wird. Um Teams weiterhin nutzen zu können, wird daher ein Upgrade auf Microsoft Teams Essentials empfohlen.

Die Vorteile von Microsoft Teams

Ein Team erstellen

Um Microsoft Teams optimal im Unternehmen nutzen zu können, empfiehlt sich die Erstellung von Teams bzw. Arbeitsgruppen. Auf diese Weise kann die Zusammenarbeit an bestimmten Projekten vereinfacht werden.

So kann man einfach und unkompliziert ein Team in Microsoft Teams erstellen:

  1. Zunächst muss man die Optionen Teams Einem Team beitreten oder ein Team erstellen Team erstellen auswählen.
  2. Anschließend hat man die Möglichkeit, sich zwischen vielen verschiedenen Teamvorlagen zu entscheiden – je nachdem, welches Teamszenario gewünscht ist.

So enthält jede Teamvorlage von MS Teams zusätzliche Apps und Kanäle, um das gewünschte Szenario oder auch die Branche bestmöglich zu unterstützen oder gar zu verbessern.

Des Weiteren kann man die Option Von Grund auf auswählen, sodass ein völlig neues Team ohne Vorlage erstellt wird. Um ein Team aus einer bereits bestehenden Microsoft-365-Gruppe zu erstellen, muss man die Auswahl Aus einer Gruppe oder einem Team treffen.

  1. Nun wird man nach der gewünschten Datenschutzebene gefragt. Hier stehen die Optionen Privat und Öffentlich zur Verfügung.
  2. Im nächsten Schritt können Details zum Team hinzugefügt werden, etwa den Teamnamen oder die Beschreibung.

Sollte man das Team mit einer Teamvorlage erstellt haben, können zudem die Bezeichnungen der Kanäle angepasst werden.

  1. Im letzten Schritt muss man lediglich auf die Schaltfläche Erstellen klicken und das Team ist in wenigen Minuten nutzungsbereit.

Eine gute Organisation innerhalb eines Unternehmens trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. So sollten nicht nur spezielle Tools verwendet, sondern auch regelmäßige Neuerungen – z. B. Software warten – durchgeführt werden.

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Die ersten Schritte

Die Einrichtung von Microsoft Teams ist der erste Schritt in Richtung Modern Workplace. Das Kollaborations-Tool sorgt dafür, dass das gesamte Team organisiert, informiert und verbunden bleibt.

Folgende Funktionen von Microsoft Teams unterstützen das eigene Unternehmen maßgeblich im Arbeitsalltag:

  • Teams: Mit Microsoft Teams können Teams und Kanäle erstellt werden. So können zuständige Personen an bestimmten Projekten arbeiten und konkrete Unterhaltungen miteinander führen.
  • Messaging-Funktionen: Über die Chats können sowohl private als auch Gruppennachrichten versandt werden. Hier kann sowohl über die Arbeit oder ein bestimmtes Projekt als auch über private Themen gesprochen werden.
  • Kalender: Der Kalender dient dem Überblick von Besprechungen und Konferenzen. Darüber hinaus kann der Teams Kalender mit Outlook synchronisiert werden.
  • Apps: Microsoft Teams bietet Apps zur Vereinfachung, Anpassung und Verwaltung von Arbeitsprozessen.

Um bestimmte Personen oder Elemente zu suchen, kann das Suchfeld in Microsoft Teams verwendet werden.

Einen Kanal einrichten

Jedes Team in Microsoft Teams besitzt einen standardmäßigen Kanal mit der Bezeichnung Allgemein. Dort können bestimmte Ankündigungen oder Informationen mit den Team-Mitgliedern geteilt werden.

In wenigen Schritten kann ein weiterer Kanal eingerichtet werden:

  1. Für die Einrichtung eines Kanals muss man zunächst die Option Weitere Optionen neben dem Teamnamen auswählen.
  2. Nun klickt man auf Kanal hinzufügen.
  3. Anschließend lassen sich der Name und die Beschreibung für den zu erstellenden Kanal eintragen. Hierfür kann beispielsweise der Name eines Projektes, ein bestimmtes Thema oder auch eine Abteilungsbezeichnung verwendet werden.
  4. Soll der Kanal automatisch in den Kanallisten aller Team-Mitglieder erscheinen, wählt man die Option Automatically favorite this channel for the whole team.
  5. Im letzten Schritt schließt man die Einrichtung des Kanals mit Hinzufügen ab.

Teams individuell anpassen

Neben der Einrichtung und Erstellung von Teams nach vorgegebenen Teamvorlagen kann Microsoft Teams individuell an die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Workloads

Microsoft Office 365 für Unternehmen bietet unzählige Vorteile. So können nicht nur die klassischen Office 365 Anwendungen, sondern auch Microsoft Teams Essentials optimal in den Arbeitsalltag integriert werden.

In Bezug auf die reibungslose und direkte Kommunikation innerhalb der Organisation bilden Chats, Teams und Kanäle die Grundlage von Microsoft Teams. So können Unterhaltungen geführt, Dateien geteilt und private Treffen abgehalten werden. Die erstellten Teams können entweder nur für die Team-Mitglieder oder aber für das gesamte Unternehmen sichtbar sein. Darüber hinaus dienen die einzelnen Kanäle der Segmentierung einzelner Projekte, Themen oder auch Abteilungen.

Über den Teams Client bzw. Skype for Business Client können darüber hinaus Besprechungen abgehalten werden. Für die Teilnahme müssen lediglich Einladungen an die einzelnen Benutzer versandt werden. Über den PC oder auch Mobilgeräte können Chats verschickt, Video- und Sprachanrufe getätigt oder auch Apps geteilt werden.

Möchte man über ein normales Telefon an einer Besprechung teilnehmen, ist dies über die Option Audiokonferenzen möglich. Hierfür muss lediglich die Konferenztelefonnummer angerufen und anschließend die Besprechungs-ID eingegeben werden. Diese Funktion ist vor allem dann hilfreich, wenn der Teilnehmer über eine schlechte Internetverbindung verfügt oder technische Probleme beim Teams Client auftreten.

Verwaltung und Besitzrechte im Team

Im Übrigen können in Microsoft Teams für Unternehmen verschiedene Verwaltungs- und Besitzrechte vergeben werden. Die sogenannten Administrator-Rollen ermöglichen eine sinnvolle Verteilung bestimmter Positionen, um MS Teams als Administrator verwalten zu können. Hierbei können neue Administratoren und Berechtigungen jederzeit über das Microsoft Teams Admin Center hinzugefügt oder auch wieder entfernt werden.

Zusätzlich übernehmen die Ersteller eines Teams die Administrator-Rolle des Teambesitzers. Sie können steuern, welche Benutzer Zugriff auf ein Team und dessen Kanäle haben. Außerdem können die Administratoren von Teams die Öffentlichkeit ihres Teams und ihrer Kanäle sowie die weiteren Richtlinien festlegen. Einfache Mitglieder hingegen können auf das Team und dessen Kanäle zugreifen und gegebenenfalls als Moderatoren festgelegt werden.

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Standardeinstellungen

Grundsätzlich verfügt Microsoft Teams über eine globale Richtlinie, an die sich alle Benutzer halten müssen. Diese umfassen unter anderem die Messaging-Richtlinien sowie verschiedene Features für Chat- und Kanalnachrichten.

Standardmäßig sind alle möglichen Features der Richtlinie auf An gestellt. Sofern diese beibehalten werden sollen, muss nichts verändert werden. Möchte man hingegen Änderungen für die gesamte Organisation vornehmen, können bestimmte Features in der globalen Richtlinie durch Deaktivierung vorgenommen werden.

Sollten hingegen unterschiedliche Richtlinien für bestimmte Personengruppen gewünscht sein, können bestimmte Richtlinien erstellt und entsprechend zugewiesen werden. Sobald einem Benutzer eine individuelle Richtlinie zugewiesen wird, tritt die globale Richtlinie außer Kraft.

Weitere Dienste, wie Microsoft Exchange Online, können ebenfalls in MS Teams integriert werden. Hierfür stehen spezielle Setups zur Verfügung.

Darstellung anpassen

Die individuelle Anpassung der Darstellung von Microsoft Teams kann ebenfalls sinnvoll sein, um eine individuelle Benutzeroberfläche zu erhalten, die optimal auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Benutzer abgestimmt sind. So kann die Darstellung in ein helles oder dunkles Design verändert werden.

Um die Darstellung von MS Teams auf dem Windows-Gerät individuell anzupassen, sind folgende Schritte notwendig:

  1. Zunächst muss man die Option Einstellungen und mehr neben dem eigenen Profilbild auswählen.
  2. Nun klickt man auf Einstellungen und wählt die Option Allgemein.

Unter Design kann man nun zwischen den Möglichkeiten Standard, Dunkel oder Hoher Kontrast wählen. Die Einstellungen können jederzeit rückgängig gemacht werden.

FAQ

Wie installiere ich Microsoft Teams kostenlos?

Die kostenlose Version von Microsoft Teams ist als Web-App verfügbar und kann einfach über den Browser genutzt werden. Alternativ kann man jedoch auch die Desktop-App über die Microsoft-Homepage herunterladen.

Was brauche ich, um Teams zu nutzen?

Um MS Teams vollumfänglich nutzen zu können, ist grundsätzlich lediglich ein Microsoft-Konto erforderlich. Um an Teams-Besprechungen teilzunehmen, benötigt man den entsprechenden Link, der in der Einladung angezeigt wird.

Ist für Teams ein Microsoft-Konto erforderlich?

Auch ohne Microsoft 365 kann die Basis-Version von Teams verwendet werden. Hierfür ist jedoch ein Microsoft-Konto erforderlich.

Wie installiere ich Teams auf dem PC?

Um MS Teams auf dem PC zu installieren, kann man sich die Desktop-App über die Microsoft-Homepage herunterladen. Die Anwendung kann jedoch auch über die Web-App im Browser genutzt werden.

Fazit

Im Rahmen der Digitalisierung werden intelligente Tools im Arbeitsalltag immer präsenter. Mit Microsoft Teams befinden sich alle Informationen in einer Software, die für die Kommunikation und Kollaboration der Organisation essenziell sind.

Dabei ist die Einrichtung von MS Teams umso einfacher: In wenigen Schritten kann die Anwendung optimal auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens angepasst werden, sodass das Arbeiten im Team deutlich erleichtert wird.

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