ERP-Lösungen

Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit sind wichtige Faktoren für Unternehmen, um am Markt langfristig erfolgreich zu bleiben. Hierbei erhalten ERP-Lösungen eine immer wichtigere Bedeutung, da diese zahlreiche Geschäftsprozesse integrieren und automatisieren können.

Doch was ist ein ERP-System eigentlich? Welche Funktionen sowie Vor- und Nachteile bieten ERP-Lösungen für Unternehmen? Welche Arten von ERP-Systemen gibt es und welche ERP-Module stehen Unternehmen zur Verfügung? All das und mehr erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein ERP-System?

Der Begriff ERP-System steht für Enterprise Ressource Planning System. Es handelt sich bei einem ERP-System demnach um eine Software, die Unternehmen Unterstützung bei der Ressourcenplanung und -steuerung bietet. So befassen sich ERP-Lösungen mit der effizienten Planung, Steuerung und Kontrolle betrieblicher Produktionsfaktoren.

Hierzu gehören zum Beispiel folgende Ressourcen:

• Personal
• Arbeit
• Kapital
• Betriebsmittel
• Werkstoffe

Die komplexe Anwendung vereint eine Vielzahl an miteinander kommunizierenden IT-Systemen. Das ERP-System ist somit eine Art Datenbank, die alle wichtigen Informationen über die Geschäftsprozesse des Unternehmens enthält. Hierzu gehören unter anderem Informationen über Kunden, Lieferanten, Produkte, Lagerbestände, Bestellungen und Rechnungen.

Oftmals werden ERP-Lösungen mit sogenannten Warenwirtschaftssystemen verglichen. Allerdings kann eine umfangreiche ERP-Software selbst den hohen Anforderungen von großen Unternehmen und Konzernen gerecht werden. Während sich Lösungen der Warenwirtschaft lediglich auf die Bereiche Logistik, Lagerhaltung und Disposition beschränken, umfasst ein ERP-System deutlich mehr. So liegt der Schwerpunkt einer ERP-Software auf der Integration und Planung relevanter Daten im Rahmen der Ressourcenplanung.

Durch die Einführung eines ERP-Systems erhalten auch kleine und mittlere Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und somit langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben.

Die Merkmale eines ERP-Systems

Jede Branche und jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, die von einer Unternehmenssoftware erfüllt werden müssen. Aus diesem Grund sind ERP-Systeme modular aufgebaut. Somit können ERP-Lösungen optimal an den jeweiligen Wirtschaftszweig oder die Betriebsgröße angepasst werden.

Die einzelnen ERP-Software-Module können ganz einfach nach den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens miteinander kombiniert werden. Alle Funktionen der ERP-Systeme werden anschließend über eine zentrale Datenbank miteinander verbunden. Auf diese Weise kann eine effiziente Planung auf allen Ebenen und Abteilungen des Unternehmens gewährleistet werden.

Unabhängig davon, welche ERP-Module zum Einsatz kommen, zeichnet sich jedes ERP-System durch folgende besondere Merkmale aus:

• Integration: Ein ERP-System integriert viele verschiedene Geschäftsprozesse in einem einzigen System. Dadurch wird zusätzlicher Aufwand vermieden und die Datenqualität zugleich verbessert.
• Automatisierung: Zahlreiche Geschäftsprozesse können mit einem ERP-System automatisiert werden. Hierzu gehört zum Beispiel die Erstellung von Angeboten, Bestellungen oder Rechnungen. Durch den Automatisierungsprozess wird die Arbeitsbelastung reduziert und die Fehlerquote verringert.
• Standardisierung: Ein ERP-System bietet standardisierte Abläufe, die für alle Mitarbeiter im Unternehmen gelten. Somit wird die Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich erleichtert, da transparente Prozesse geschaffen werden, die für alle gültig sind.

Funktionsweise von ERP-Systemen

Neben der Steuerung der Ressourcenplanung und der Warenwirtschaft-Materialbedarfsplanung liegt die Hauptaufgabe von ERP-Systemen darin, all diese Prozesse zu vereinfachen. Der Funktionsumfang von ERP-Systemen ist sehr groß, sodass Prozesse und Daten zentral gebündelt, gespeichert und koordiniert werden können.

ERP-Systeme kommen hauptsächlich in folgenden Unternehmensbereichen zur Ressourcenplanung zum Einsatz:

• Materialbedarfsplanung in der Warenwirtschaft
• Qualitätsmanagement
• Projektmanagement
• Produktionsplanung
• Lagerhaltung und Inventur
• Finanz- und Rechnungswesen
• E-Commerce
• Einkauf
• Sales & Marketing
• Controlling
• Datenerfassung und -verwaltung
• Personalwesen/Human Resources

Darüber hinaus gibt es zwei verschiedene Varianten von ERP-Systemen, für die sich Unternehmen entscheiden können. Zum einen gibt es eine On-Premise-Software und zum anderen eine Cloud-Software:

1. On-Premise-Software: Bei On-Premise-ERP handelt es sich um ein Lizenz- und Nutzungsmodell für lokal installierte Computerprogramme. Dieses wird meist in großen Unternehmen oder Konzernen verwendet, da die Einrichtung von On-Premise-Systemen ideal auf komplexe Anforderungen abgestimmt werden kann.
2. SaaS-Lösungen: Bei sogenannten Software-as-a-Service-Lösungen handelt es sich um Online-Programme oder auch Cloud-ERP-Systeme. Derartige Cloud-Lösungen eignen sich ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, da diese unkompliziert und schnell einzurichten sind und dennoch branchentypische Anforderungen berücksichtigen können.

ERP-Systeme sorgen – unabhängig von ihrer Art – für eine ganzheitliche Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Informationen. Durch die intelligenten ERP-Funktionen können Prozesse dokumentiert und anschließend optimiert werden. Durch den modularen Aufbau der ERP-Systeme wird zudem eine hohe Anpassungsfähigkeit und Individualisierung ermöglicht. Ferner können auch externe Systeme an die ERP-Software angeschlossen werden.

Bei den meisten ERP-Systemen handelt es sich um Cloud-Lösungen, sodass die ERP-Software vollständig webbasiert und somit plattformunabhängig ist. All diese Funktionen sorgen für einen hohen Grad an Flexibilität.

Einsatz von ERP-Systemen

ERP-Systeme können heutzutage in fast allen Branchen und Unternehmensbereichen eingesetzt werden, in denen komplexe Geschäftsprozesse abgebildet werden müssen. Doch speziell in produzierenden Unternehmen, Handelsunternehmen oder im Dienstleistungssektor spielen ERP-Systeme eine bedeutsame Rolle. Dort bieten sie in erster Linie Unterstützung bei der Überprüfung des Lagerbestandes. Weiterhin stellt die ERP-Software sicher, dass alle Bestellprozesse automatisch abgewickelt werden und jederzeit ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.

So kommen ERP-Lösungen für folgende Unternehmensbereiche infrage:

• E-Commerce
• Amazon-Business
• Einzelhandel
• Lebensmittelbranche
• Kosmetikbranche
• Großhandel

Mit welchen Kosten müssen Unternehmen rechnen?

Die Kosten für ein ERP-System sind von verschiedenen Faktoren abhängig. Zum einen spielen die Größe des Unternehmens sowie die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse eine maßgebliche Rolle bei den Kosten.

Darüber hinaus sind folgende Aspekte ausschlaggebend für die Höhe der Kosten einer ERP-Software:

• Anzahl der Nutzer
• Funktionen/Funktionsumfang
• Lizenzmodell
• Zusatzleistungen

Ebenso spielt die Art des gewählten ERP-Systems eine erhebliche finanzielle Rolle. So unterscheiden sich die Kosten einer lokalen ERP-Lösung deutlich von denen eines Cloud-Systems.

In der Regel müssen Unternehmen mit hohen Investitionskosten rechnen. Hierzu gehören unter anderem die Anschaffungskosten der Software, die auch Schulungen, Implementierung und Wartung beinhalten können.

Mit folgenden ERP-Kosten müssen Unternehmen rechnen:

• Lizenzkosten
• Hardware
• IT-Infrastruktur
• Add-ons
• Updates
• Datensicherung
• Personalkosten
• Anpassungskosten
• Schulungen des Personals

Je nach Anbieter und Lizenzmodell können demnach auch laufende Kosten für Updates, Support oder Hosting anfallen. Grundsätzlich gilt: Je mehr individuelle Anpassungen und Add-ons gewünscht sind, desto höher sind auch die Gesamtkosten sowie laufenden Kosten für das ERP-System.

Daher sollten Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems darauf achten, die Kosten sorgfältig zu kalkulieren und die Investition in ein ERP-System als langfristige Strategie zu betrachten.

Vor- und Nachteile von ERP-Systemen

ERP-Systeme bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen, da sie dabei helfen, Standardabläufe innerhalb des Unternehmens zu automatisieren. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, die bei der Einführung eines ERP-Systems berücksichtigt werden sollten.

Vorteile von ERP-Systemen:

• Optimierung der Geschäftsprozesse: Ein ERP-System optimiert die Geschäftsprozesse und sorgt für eine effiziente Steuerung der verfügbaren Ressourcen. Somit können Unternehmen schneller auf Veränderungen im Markt reagieren und entscheidende Wettbewerbsvorteile erzielen.
• Automatisierung: Viele Geschäftsprozesse können automatisiert werden, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt.
• Integration von Daten: Ein ERP-System integriert Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen in einer zentralen Datenbank. Somit kann der Aufwand verringert und die Datenqualität verbessert werden.
• Transparenz: Ein ERP-System bietet eine hohe Transparenz der Geschäftsprozesse und ermöglicht eine schnelle Analyse und Auswertung der gesammelten Daten. Dadurch können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen.
• Skalierbarkeit: Durch seinen modularen Aufbau ist ein ERP-System skalierbar und kann an die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Somit kann das System stets mit dem Unternehmen mitwachsen.
• Kostenersparnis: Auch wenn die Investitionskosten von ERP-Systemen hoch sind, können mithilfe der Software langfristige Kosteneinsparungen erzielt werden, indem Geschäftsprozesse effizienter werden.

Nachteile von ERP-Systemen:

• Hohe Investitionskosten: Die Einführung eines ERP-Systems ist mit hohen Investitionskosten verbunden. Auch die laufenden Kosten für Updates und Support können ins Gewicht fallen.
• Komplexität: ERP-Systeme sind oft sehr komplex und erfordern umfassende Schulungen und Einarbeitungen des Personals. Dieser Umstand kann zu einer höheren Arbeitsbelastung der Mitarbeiter führen.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Je nach Anbieter sind Unternehmen bei der Nutzung eines ERP-Systems stark von diesem abhängig. So kann es unter Umständen schwierig sein, das System zu wechseln oder zu migrieren.
• Datenschutz: Ein ERP-System enthält viele sensible Daten über Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten. Daher sollte der gewählte Anbieter seriös sein und eine hohe IT-Sicherheit gewährleisten, um einen eventuellen Missbrauch zu verhindern.
• Anpassungsfähigkeit: Einige ERP-Systeme sind standardisiert und können somit nur begrenzt an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

Die verschiedenen Arten von ERP-Systemen

Es gibt, wie bereits erwähnt, verschiedene Arten von ERP-Systemen, die sich hinsichtlich ihrer Bereitstellungsart unterscheiden. Welche Art von ERP-System das Richtige ist, hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Während einige Unternehmen ein ERP-System auf den hauseigenen Servern bevorzugen, entscheiden sich andere Unternehmen für eine Cloud-Implementierung. Aber auch eine Mischform von Cloud- und On-Premise-ERP ist möglich.

Cloud-ERP

Cloud-ERP-Systeme werden als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten und in der Cloud gehostet. Die Anwendung ist vollständig webbasiert, sodass kein physischer Server im Unternehmen erforderlich ist. Alle relevanten Unternehmensdaten werden in der Cloud gespeichert und können von überall aus abgerufen werden. Somit bieten Cloud-ERP-Systeme eine hohe Flexibilität sowie niedrige Anfangsinvestitionen.

• Hard- und Software ist im Besitz des Cloud-Betreibers
• Speicherung der Daten erfolgt auf externen Servern oder in der Cloud
• geringe Anschaffungskosten
• standardisierte Software mit eingeschränkter Skalierbarkeit
• Serviceleistungen durch den Cloud-Anbieter über monatliches Entgelt

Gehostetes ERP

Gehostete ERP-Systeme werden auch als “hosted” oder “managed” bezeichnet. Dabei wird die ERP-Software auf einem Server des Anbieters gehostet und kann über das Internet genutzt werden. Unternehmen können ihre Daten entweder in der Cloud speichern oder eine lokale Datenspeicherung wählen. Im Vergleich zu Cloud-ERP-Systemen bieten Hosted-ERP-Systeme deutlich mehr Kontrolle über die Daten und sind zudem oft skalierbar.

• Software ist im Besitz des Unternehmens
• Anmietung der Serverleistungen über den Anbieter
• lokale Datenspeicherung auf externen Servern
• mittelmäßige Anschaffungskosten und Folgekosten
• höhere Skalierbarkeit durch benutzerdefinierte Anpassung
• Serviceleistungen durch den Anbieter über Service-Level-Agreements

Lokales ERP

Lokale ERP-Systeme werden auf eigenen Servern im Unternehmen installiert und betrieben. Die Daten werden lokal auf dem Server gespeichert und es gibt keine Abhängigkeit von einem externen Anbieter. Somit können die Daten unter Umständen besser vor Ransomware geschützt werden. Lokale ERP-Systeme bieten überdies eine höhere Kontrolle sowie mehr Flexibilität bei der Anpassung an die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens.

• Hard- und Software sind im Besitz des Unternehmens
• lokale Datenspeicherung
• hohe Anschaffungskosten bei geringen Folgekosten
• höhere Skalierbarkeit durch benutzerdefinierte Anpassung
• Serviceleistungen durch den Anbieter über Service-Level-Agreements

Hybrides ERP

Bei hybriden ERP-Systemen handelt es sich um eine intelligente Kombination aus cloud-basiertem und lokalem ERP. Hierbei werden einige Funktionen lokal installiert und betrieben, während andere Funktionen in der Cloud gehostet werden. Hybride ERP-Systeme bieten eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit sowie eine höhere Sicherheit als reine cloud-basierte ERP-Systeme.

• Mischform aus einer Cloud- und lokalen Infrastruktur
• Vereinen aller Vor- und Nachteile beider Lizenzmodelle
• komplexer, lückenloser Datenaustausch

Welche Unternehmen profitieren von Enterprise Resource Planning?

Grundsätzlich können Unternehmen jeder Größe und Branche von einem Enterprise Resource Planning System profitieren.

Während kleine Unternehmen oder Start-ups von der Integration von Geschäftsprozessen und der Automatisierung verschiedener Aufgaben profitieren, haben mittelständische Unternehmen durch ERP-Systeme die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu optimieren, um ihre Produktivität und Effizienz langfristig zu steigern.

Auch große Unternehmen können von dem ganzheitlichen Überblick über ihre verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereiche durch ERP-Systeme profitieren und ihre Entscheidungsprozesse so nachhaltig verbessern.

Gleichzeitig sind ERP-Systeme ideal für alle Unternehmen mit komplexen Prozessen und hohem Datenvolumen, zum Beispiel Unternehmen in der Fertigungsindustrie. Ein ERP-System kann Unternehmen dabei helfen, ihre Produktionsplanung und -steuerung zu optimieren, Material- und Ressourcenverwaltung zu automatisieren und die gesamte Effizienz der Lieferkette zu verbessern.

Da einige Branchen besondere Anforderungen an die ERP-Software haben, gibt es für unterschiedliche Wirtschaftszweige auch branchenspezifische ERP-Lösungen.

Hierzu gehören zum Beispiel folgende:

• IT-Dienstleister
• Baubranche
• Medizintechnik
• Chemiebranche
• Pharmaindustrie
• Lebensmittelindustrie
• Kosmetikbranche
• Druckereien
• Versicherungen
• Elektroindustrie
• Großhandel
• Versandhandel

Durch den Einsatz einer branchenspezifischen ERP-Software können die Prozesse des jeweiligen Wirtschaftszweiges optimal unterstützt und optimiert werden.

Diese ERP-Module stehen zur Verfügung

Für eine besonders hohe Skalierbarkeit, können Unternehmen im Rahmen ihres ERP-Systems aus verschiedenen Modulen wählen, die in der Regel auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Dabei deckt jedes Modul einen bestimmten Unternehmensbereich ab und verfügt über zahlreiche Funktionen.

Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verknüpft, sodass ein lückenloser Datenaustausch stattfinden kann.

Die gängigsten Module werden nachfolgend erklärt.

Business Intelligence

Sogenannte BI-Module verfügen über eine Vielzahl an Funktionen, die der Sammlung, Analyse und Auswertung von Daten dienen. So lassen sich wichtige KPIs übersichtlich anzeigen, Geschäftsberichte anfertigen oder Bedarfsplanungen erstellen. Durch Business Intelligence werden wertvolle Einblicke in die Geschäftsprozesse gewährt, sodass fundierte Entscheidungen getroffen werden können.

Customer Relationship Management

Sogenannte CRM-Module helfen Unternehmen dabei, ihre Kundenbeziehungen zu verwalten und zu organisieren. Das Customer-Relationship-Management-Modul liefert zahlreiche Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Vertriebs-, Marketing- und Kundensupport-Prozesse automatisieren können.

Dokumenten-Management

Mit dem DMS-Modul lassen sich alle im Unternehmen befindlichen Dokumente zentral verwalten, verarbeiten und archivieren. Durch die zentrale Verwaltung mit entsprechenden Zugangsberechtigungen wird die Transparenz erhöht und der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens deutlich beschleunigt. Somit kann Fehlern zuverlässig vorgebeugt werden.

Finanzen

In jedem Unternehmen sind buchhalterische Aufgaben sowie die Budgetierung von besonders großer Bedeutung. Entsprechende Finanz-Module ermöglichen die Verwaltung von Buchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Bankwesen, Budgetierung und Cash-Management.

Global Business Management

Das Global-Business-Management-Modul wird vornehmlich von international tätigen Unternehmen benötigt. Diese Module helfen Unternehmen dabei, globale Geschäftsprozesse zu verwalten und zu optimieren, indem sie fremde Währungen, Sprachen, Steuerregelungen und rechtliche Anforderungen berücksichtigen.

Human Resource Management

Das Personal ist der wohl wichtigste Baustein in einem Unternehmen. Sogenannte HRM-Module unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung von Personalinformationen, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement und Talentmanagement. Auch die Personaleinsatzplanung, das Weiterbildungsmanagement und das Bewerbungsmanagement können mithilfe des Moduls optimal verwaltet und optimiert werden.

Lagerverwaltungssystem

Das Lagerverwaltungssystem ist die optimale Begleitung vom Wareneingang bis zum Warenausgang. So ermöglichen diese Module die Verwaltung von Warenbeständen, Bestandsbewegungen und Bestellabwicklung. Darüber hinaus kann die Software auch den besten Lagerungsort für einen bestimmten Artikel vorschlagen oder Routen zuverlässig berechnen.

Produktion

Produktions-Module unterstützen Unternehmen bei der digitalen Planung, Überwachung und Steuerung der Produktion. So befindet sich in diesem Modul eine CAD-Schnittstelle, die eine Vielzahl an Funktionen für eine optimierte Ressourcenplanung bietet.

Projektmanagement

Projektmanagement-Module helfen Unternehmen dabei, ihre Projekte zu planen, zu überwachen und zu steuern. Hierfür werden Ressourcen genau geplant, Aufgaben delegiert und Fortschritte stets verfolgt.

Supply-Chain-Management

Sogenannte SCM-Module unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung von Lieferketten. Das Modul ermöglicht eine Automatisierung von Bestellungen, Warenbewegungen sowie Lieferantenverträgen. Mittels EDI können relevante Daten unkompliziert mit anderen Akteuren ausgetauscht werden.

FAQ: ERP-Lösungen

Was ist ein ERP-System? Beispiel

ERP-Systeme können in zahlreichen Branchen und Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden. So kann ein ERP-System etwa in folgenden Bereichen automatisierte Prozesse effizienter gestalten:

• E-Commerce
• Amazon-Business
• Einzelhandel
• Lebensmittelbranche
• Kosmetikbranche
• Großhandel

Was gibt es für ERP-Systeme?

Es gibt zahlreiche ERP-Lösungen, die für unterschiedliche Branchen und Unternehmen infrage kommen. Zu den beliebtesten ERP-Systemen gehören unter anderem folgende:

• SAGE: SAGE 100
• SAP: SAP BusinessOne
• Haufe X360 ERP
• DATEV: DATEV Mittelstand pro
• weclapp
• myfactory
• Infor: Infor LN
• Microsoft: Microsoft Dynamics NAV
• Scopevisio
• Oracle: JDEdwards EnterpriseOne
• deltra Business Software: orgaMAX

Für was steht die Abkürzung “ERP”?

Die Abkürzung “ERP” steht für Enterprise Ressource Planning. Es handelt sich hierbei um eine Softwarelösung, welche Unternehmen und Organisationen bei der Planung ihrer Ressourcen unterstützt.

Wie funktioniert ein ERP-System?

ERP-Systeme basieren auf einer zentralen Datenverwaltung. Sie bestehen aus verschiedenen IT-Systemen, die ständig miteinander kommunizieren. So kann ein Überblick über die Geschäftsprozesse und vorhandenen Ressourcen ermöglicht werden.

Fazit

In der heutigen digitalen Welt sind Innovationen wie ERP-Systeme unverzichtbar für Unternehmen, um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben. So bietet die Business-Software eine umfassende Möglichkeit für Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu verwalten, zu steuern und nachhaltig zu optimieren.

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