Telefonanlagen für Unternehmen

Telefonie ist eines der Hauptkommunikationsmittel – sowohl im alltäglichen Privatleben als auch in der Geschäftswelt. Im Jahr 2019 haben bereits 49 Prozent der Unternehmen in Deutschland die Telekommunikation auf eine digitale Telefonanlage umgestellt.

Bereits kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern können von einer IP-Telefonanlage profitieren, indem die interne Kommunikation vereinfacht und die Kosten der Telefonanlage nachhaltig gesenkt werden.

In diesem Beitrag gehen wir näher darauf ein, warum der Umstieg auf eine moderne Telefonanlage für Unternehmen wichtig und sinnvoll ist, welchen Funktionsumfang die IP-Telefonie hat und welche Vorteile mit einer Software- oder Cloud-Lösung einhergehen.

smartworx Geschäftsführung Simon Brewig und Simon Rocholl

Umstieg von klassischen Telefonanlagen auf moderne Telefonanlagen für Unternehmen

Die globale Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten. In den letzten Jahrzehnten hat sich weltweit sehr viel getan, was neue Technologien und digitale Lösungen angeht. So sollen in Europa jegliche Telefonanlagen von ISDN auf All-IP umgestellt werden und bis 2023 in Deutschland keine ISDN-Bestellungen mehr möglich sein.

Daher ist es für Unternehmen empfehlenswert, sich frühzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen. Ein langfristig geplanter Wechsel mit dem richtigen Provider erspart eine spätere, umständliche Anpassung.

Dabei sollte man sich fragen, welcher Funktionsumfang der Telefonanlage die Bedürfnisse des Unternehmens abdecken, ob mit der Umstellung auch direkt neue Hardware gewünscht ist und welcher Anbieter infrage kommt.

Gute Gründe für einen Umstieg

Eine herkömmliche ISDN-Telefonanlage erfordert im Vergleich zur neuen VoIP-Lösung viel mehr Aufwand und gilt daher als besonders ineffizient.

Zum einen wird für jeden neuen Telefonanschluss eine gesonderte Verkabelung benötigt, zum anderen ist die Wartung der Hardware meist aufwendig und verursacht zusätzlich hohe Kosten. Darüber hinaus lassen sich mit einer VoIP-Telefonanlage unzählige nützliche Tools und Programme verknüpfen, die für die tägliche Arbeit im Büro wichtig sind. Eine klassische Telefonanlage hingegen kann CRM-Systeme, eine Helpdesk-Software oder ähnliche Funktionalitäten nicht unterstützen, was einen erhöhten Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter bedeutet.

Der Umstieg auf eine software- oder cloudbasierte TK-Anlage ist daher unter anderem aus folgenden Gründen oder in folgenden Situationen empfehlenswert:

  • Die aktuelle Telefonanlage ist veraltet und beruht auf einem ISDN-Anschluss.
  • Das Unternehmen wünscht sich mehr Flexibilität im Hinblick auf die Einbindung von Mitarbeitern.
  • Die Firmen-Infrastruktur erfordert eine unkomplizierte Integration neuer Standorte.
  • Es soll eine Optimierung der internen Kommunikation und Arbeitsabläufe stattfinden.
  • Der Vertrag der alten ISDN-Anlage läuft aus.
  • Das Unternehmen wünscht eine Einsparung von Kosten durch die Einrichtung einer digitalen VoIP-Telefonanlage.

Sowohl aus technischer als auch aus wirtschaftlicher Sicht ist ein Umstieg auf eine IP-Telefonanlage für Unternehmen praktisch und vorteilhaft. Die Kosten für Wartung, Reparatur und Verbindungsentgelt von der Hardware und ISDN-Anschlüssen sind bei herkömmlichen Telefonanlagen für Unternehmen deutlich höher als die einer softwarebasierten VoIP-Telefonanlage.

Darüber hinaus benötigen viele Unternehmen eine gewisse Flexibilität, was die Anbindung von Mitarbeitern im Homeoffice oder die Einbindung weiterer Firmen-Standorte betrifft. Mithilfe einer IT-Infrastrukturanalyse können die genauen Bedürfnisse eines Unternehmens erfasst und die IP-Telefonanlage unmittelbar auf diese abgestimmt werden.

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Welche Anforderungen sollte eine moderne Telefonanlage für Firmen erfüllen?

Bevor Unternehmen eine Telefonanlage einrichten, ist die Erörterung der individuellen Bedürfnisse erforderlich. Hierbei müssen einige Aspekte beachtet werden, denn nicht für jede Firmenstruktur sind dieselben Anforderungen an eine Telefonanlage maßgeblich.

Zum einen muss die Planung bezüglich des Errichtens neuer Filialen berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen sich fragen, ob in naher Zukunft die Einstellung neuer Mitarbeiter ansteht. Außerdem muss genau benannt werden, welche sonstigen Anforderungen das neue Kommunikationssystem erfüllen soll. Für viele Unternehmen ist die Nutzung mehrerer Leitungen wichtig, sodass sowohl die interne Kommunikation als auch die mit Geschäftskunden gewährleistet ist.

Entscheidend ist eine einfache Bedienung der digitalen Telefonanlage sowie die unkomplizierte Nutzung aller passenden Funktionen. Darüber hinaus sollten moderne Telefonanlagen – etwa eine AGFEO-Telefonanlage – folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die einfache Anwendung nützlicher Funktionen muss gegeben sein.
  • Mehrere Leitungen sollten parallel nutzbar sein.
  • Die TK-Anlage sollte über eine einfache Administration verfügen.
  • Die Nutzung von Rufnummer-Blöcken sollte möglich sein.
  • Die VoIP-Telefonanlage muss flexibel erweiterbar sein.
  • Sowohl die Kosten für die Einrichtung der Telefonanlage als auch die laufenden Kosten sollten möglichst gering sein.

Darüber hinaus sollten Unternehmen einen passenden Anbieter finden, der den firmenspezifischen Anforderungen gerecht wird und die Software- oder Cloud-Lösung der Internet-Telefonie effizient und kostengünstig umsetzen kann.

So funktioniert die Internettelefonie

Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet das Internet aktuell die flexibelste Lösung bezüglich der Telekommunikation. Doch wie funktioniert die Internet-Telefonie überhaupt?

Ähnlich wie beim Verschicken einer E-Mail wird die Sprachinformation bei der VoIP-Telefonie in kleine Datenpakete verwandelt und an den Empfänger weitergeleitet. Dort werden die Daten anschließend wieder in Sprache umgewandelt und der Empfänger kann die Informationen in Echtzeit hören.

Um dieses System nutzen zu können, ist entweder eine unternehmenseigene VoIP-Telefonanlage oder eine Cloud-Lösung erforderlich. Bei einer cloudbasierten Telefonanlage fallen jedoch zusätzliche Wartungskosten sowie die Anschaffung teurer Hardware weg, weshalb diese eine beliebte Wahl ist.

Darüber hinaus wird eine entsprechende High-Speed-Verbindung mit mindestens 64 kbit/s benötigt, damit eine einwandfreie IP-Telefonie gewährleistet ist. Die nötige Infrastruktur wird über den Provider angemietet. Der Anbieter kümmert sich anschließend um die Bereitstellung, Sicherheit und Wartung der Software. Die Verwaltung der gesamten IP-Technologie kann einfach und unkompliziert über den Internet-Browser erfolgen. Was die Wahl der Endgeräte angeht, haben Unternehmen kaum Einschränkungen. Die VoIP-Telefonie funktioniert über klassische Telefone, Smartphones, PCs oder Tablets.

Welche Arten moderner Telefonanlagen gibt es für Unternehmen?

Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von modernen Telefonanlagen unterschieden: VoIP-Telefonanlagen sowie Cloud-Telefonanlagen.

VoIP-Telefonanlagen

Das Besondere an VoIP-Telefonanlagen ist, dass sich das System an die stetig komplexer werdenden Kommunikationsanforderungen anpassen kann. Somit wird sowohl die interne als auch die externe VoIP-Telekommunikation möglich. Das interne Telefonieren unter Mitarbeitern ist bei dieser Lösung sogar kostenfrei.

Durch den vollinhaltlichen Funktionsumfang dank der All-IP-Nutzung werden alle Daten über das Internet übertragen. So wird die klassische Telefonie auch in Zeiten der Digitalisierung möglich gemacht, sofern ein High-Speed-Internetanschluss besteht.

Eine VoIP-Telefonanlage läuft über einen unternehmensinternen Server, weshalb auch das Unternehmen selbst die Verantwortung für die Installation, Sicherheit und Wartung tragen muss. Darüber hinaus sind die Anschaffungskosten der Technik vergleichsweise hoch.

Cloud-Telefonanlagen

Anders als bei einer VoIP-Telefonanlage wird eine cloudbasierte Lösung über ein extern gehostetes Rechenzentrum des Providers angeboten. Um die Funktionen der Cloud-Telefonanlage zu nutzen, ist lediglich die Installation der dazugehörigen App auf dem Endgerät erforderlich.

Anschließend kann eine individuelle Einrichtung erfolgen, die auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. So können beispielsweise Administratoren die Geschäftszeiten definieren, die eigene Rufnummer mit bestimmten Tools und CRM-Systemen verbunden werden und viele weitere Funktionen genutzt werden.

Besonders sinnvoll ist die Cloud-Lösung für Unternehmen, die viele Mitarbeiter im Homeoffice haben. Eine cloudbasierte Telefonanlage ermöglicht es, Mitarbeitern von verschiedenen Standorten aus, die Kommunikation mit Kollegen und Geschäftskunden aufrechtzuerhalten.

Aufgrund der vielseitigen und fortschrittlichen Funktionsweise ist der Wechsel zu einer cloudbasierten IP-Telefonie eine zukunftssichere Möglichkeit für das Unternehmen.

Infografik - Unterschiede zwischen softwarebasierten und cloudbasierten TK-Anlagen

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl von digitalen Telefonanlagen achten?

Obwohl der Umstieg auf eine digitale Telefonanlage einfach und unkompliziert ist, sollte der Wechsel zu einer VoIP-Telefonanlage ausreichend geplant werden. Eine gute Vorbereitung ist maßgeblich, damit das Unternehmen langfristig und nachhaltig von der TK-Anlage profitieren kann.

Sowohl die Voraussetzungen, die einzelnen Funktionen als auch die Benutzerfreundlichkeit sollten auf den Bedarf des Unternehmens abgestimmt sein.

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Voraussetzungen

Zunächst muss die softwarebasierte Telefonanlage ideal und schnell in die Infrastruktur des Unternehmens integriert werden. Hierfür müssen folgende firmeninterne Voraussetzungen gegeben sein:

  • Bestehen einer schnellen und stabilen Internetverbindung
  • Verfügbarkeit eines schnellen Netzwerkes
  • Vorhandensein der passenden Endgeräte
  • Installation einer VoIP-Software

Lediglich, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Integration einer IP-Telefonanlage unkompliziert erfolgen.

Funktionen

Durch den großen Funktionsumfang der VoIP-Telefonie können die Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens optimiert werden. Die verschiedenen Möglichkeiten, wie die Auswahl einer Windows-Anwendung oder die Benutzung unterschiedlichster Komfort-Funktionen vereinfachen geschäftsinterne Arbeitsprozesse und helfen dabei, dass Mitarbeiter effizienter und schneller arbeiten können.

Unter anderem bieten IP-Telefonanlagen folgende Funktionen für Firmen:

  • klassische Telefonie-Funktionen (z. B. Konferenz-Funktionen)
  • nützliche Komfort-Funktionen (z. B. E-Mail-Benachrichtigungen)
  • praktische Voicemail-Funktionen
  • Integration von Windows (z. B. Outlook-Unterstützung)
  • vereinfachter Datenaustausch durch mobile Integration
  • Ansagen-Assistent
  • Signalisierung der Erreichbarkeit

Benutzerfreundlichkeit

Neben den einzelnen Funktionen ist auch die Benutzerfreundlichkeit ein wichtiges Kriterium für eine optimale TK-Anlage.

Eine IP-Telefonanlage sollte für jeden Mitarbeiter leicht zu bedienen sein, sodass alle Funktionen intuitiv gefunden und genutzt werden können. Lange Einarbeitungszeiten sollten nicht vonnöten sein, sofern die Benutzeroberfläche übersichtlich ist und jegliche Anwendungen sicher und schnell auszuführen sind.

Damit eine IP-Telefonanlage benutzerfreundlich ist, sollten folgende Kriterien erfüllt sein:

  • Integration der Software-Lösung in Windows und MacOS
  • Integration verschiedener Webdienste
  • Möglichkeit des Anrufmanagements am PC
  • Telefonieren per Klick aus der Kontaktliste
  • Zugriff und Nutzung auf persönliche und firmeninterne Adressbücher
  • Kooperation von Application Sharing
  • Kooperation von Instant Messaging für eine vereinfachte Kommunikation

Ist Hardware bei der Internettelefonie überhaupt noch notwendig?

Im Gegensatz zu früher ist die Verwendung von Hardware-Telefonanlagen nicht mehr notwendig. Eine moderne Telefonanlage ist vergleichsweise kostengünstig und bietet weitaus mehr Funktionen sowie Flexibilität, weshalb die VoIP-Telefonie immer beliebter wird.

Für eine funktionierende IP-Telefonanlage im Unternehmen eignen sich folgende Endgeräte:

  • klassisches IP-Tischtelefon
  • Smartphone
  • PC
  • Tablet
  • Headsets
  • Handsets
  • Speakerphones

Sollte ein Unternehmen noch über eine alte ISDN-Telefonanlage verfügen, muss diese nicht zwangsläufig entsorgt werden. In einigen Fällen kann diese Anlage auch für die VoIP-Telefonie genutzt werden. Hierfür muss lediglich der ISDN-Anschluss auf einen All-IP-Anschluss umgerüstet werden. Ob diese Möglichkeit im Einzelfall sinnvoll ist, muss der VoIP-Provider gemeinsam mit dem Unternehmen erörtern.

Die Vorteile einer digitalen Telefonanlage für Unternehmen

Besonders kleine Unternehmen gehen häufig davon aus, dass eine digitale Telefonanlage nur für größere Unternehmen lohnenswert ist. Jedoch eignen sich die IP-Systeme aufgrund der geringen Gebühren, flexiblen Verträge und einfachen Installation besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen. Wer sich für eine digitale Telefonanlage entscheidet, kann von vielen Vorteilen profitieren.

Einfache Einrichtung

Da die Installation einer physischen Telefonanlage wegfällt, ist die Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage einfach und schnell erledigt.

Es werden weder IT-Kenntnisse auf Unternehmerseite gefordert, noch ist die Beauftragung von Elektrikern oder sonstigem Personal erforderlich. Die Installation, Wartung, Instandhaltung sowie jegliche Sicherheitsupdates werden von dem Provider übernommen.

Telefonie von überall

Neben der unkomplizierten und kostensparenden Einrichtung ist auch die Standortunabhängigkeit einer der ausschlaggebendsten Vorteile.

Dank der Internetverbindung können Mitarbeiter des Unternehmens von überall aus auf die Telefonanlage zugreifen und sämtliche Funktionen von unterwegs aus nutzen – egal ob mit dem Smartphone, dem Tablet oder dem Notebook. Das vereinfacht es, Mitarbeiter aus dem Homeoffice in das System zu integrieren.

Flexibel und kostengünstig

Durch die flexible Anpassung an den tatsächlichen Nutzungsumfang der Telefonanlage bringt die VoIP- und Cloud-Telefonie eine hohe Kostenersparnis mit sich.

Zum einen fallen die Anschaffungskosten für eine aufwendige Telefonanlage weg. Zum anderen entfallen die Kosten lediglich auf die gebuchten Funktionen und registrierten Endgeräte, sodass sich die IP-Telefonanlage optimal an den Bedarf des Unternehmens anpasst.

Effizient

Zuletzt ermöglicht eine VoIP-Telefonanlage ein überaus effizientes Arbeiten der Mitarbeiter. Durch die verschiedenen Tools und Funktionen können Arbeitsprozesse optimiert und beschleunigt werden.

So können beispielsweise Kontaktinformationen eines Geschäftskunden oder Anrufers direkt in das CRM-System übertragen werden. Anschließend kann man sich wichtigen Prioritäten widmen und wird nicht durch einen manuellen Mehraufwand aufgehalten.

Eine neue Telefonanlage mit smartworx

Eine neue Telefonanlage mit smartworxAuch wir von smartworx bieten eine Reihe an Cloud-Services, die nicht nur einen Zugewinn an Flexibilität bieten, sondern zudem auch eine bessere Planbarkeit der Kosten gewährleisten.

Besonders für Unternehmen, die viele Mitarbeiter im Homeoffice beschäftigen, bietet sich ein sofortiger Wechsel an.

Mit unserer digitalen Cloud-Telefonanlage von Swyx profitieren Unternehmen von einer weltweiten Erreichbarkeit der Dienste, flexiblen Kostenplanung sowie ausführlichen, begleitenden Beratung auf Basis unserer Erfahrung.

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