Modern Workplace: Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Die Gesellschaft verändert sich stetig. Auch in Unternehmen hat im Rahmen der Digitalisierung ein Wandel stattgefunden. Zum einen haben Mitarbeiter deutlich höhere Ansprüche bzw. andere Erwartungen an ihren Arbeitsplatz. Zum anderen hat sich die Technik weiterentwickelt, sodass Unternehmen vor neuen Herausforderungen stehen. Diese Veränderung sollte jedoch nicht ausschließlich als Hürde betrachtet, sondern als Chance genutzt werden.

Nur wer sich an das immer komplexer werdende Arbeitsumfeld anpasst und seine Geschäftsprozesse dahingehend optimiert, bleibt in der regionalen, nationalen und globalen Wirtschaft relevant und somit wettbewerbsfähig.

Immer wieder ist diesbezüglich die Rede von einem “Modern Workplace”. Doch was ist das überhaupt? Wir von smartworx zeigen Ihnen, wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussieht, welche Faktoren einen digitalen Arbeitsplatz prägen und welche Auswirkungen die Veränderung der Gesellschaft auf die innerbetrieblichen Strukturen und Arbeitsweisen innerhalb eines Unternehmens haben.

Modern Workplace - wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus

Der Modern Workplace wird durch die Digitalisierung geprägt

Egal ob WhatsApp, Skype oder Instagram – die Digitalisierung beginnt bereits im privaten Alltag und macht daher auch vor der Arbeitswelt nicht Halt. Bereits seit Jahren hat sich die Kommunikation zwischen den Menschen grundlegend verändert.

Zum einen bietet die Digitalisierung unheimlich viele neue Möglichkeiten, die uns das Leben erleichtern. So ist der Austausch allgemein schneller und einfacher geworden. Selbst große Distanzen können durch entsprechende Kommunikationsmedien unkompliziert überwunden werden.

Zum anderen stellt der technische Fortschritt eine echte Herausforderung dar. So ist die sogenannte Generation Z (“Gen Z”: Jahrgang 1995 bis 2010) bereits mit Smartphones & Co. aufgewachsen, wohingegen ältere Generationen mit dem Wandel zu kämpfen haben. Bezüglich der Verschmelzung virtueller Möglichkeiten mit der Realität zeigen jüngere Generationen durchaus mehr Affinität – teilweise ist der gesamte Alltag von der Nutzung entsprechender Technologien geprägt. Für andere ist und bleibt das World Wide Web jedoch ein Mysterium, auch wenn sie sich gezwungenermaßen mit der modernen Technik auseinandersetzen müssen.

Dennoch zeigt eine Online-Studie von ARD und ZDF aus dem Jahr 2017 einen eindeutigen Trend auf: Die digitale Transformation ist bereits so weit vorangeschritten, dass es kein Zurück mehr gibt. Rund 90 Prozent aller Deutschen sollen online sein. Es ist eher unwahrscheinlich, dass man im heutigen Zeitalter auf die sich neu eröffneten Chancen verzichten möchte.

Bereits seit dem Jahr 1991, als Tim Berners-Lee seine ersten Code-Zeilen getippt hatte, spielt das Internet eine immer größer werdende Rolle im Alltag des Menschen. Eine kurzzeitige Modeerscheinung ist die Digitalisierung daher nicht – sie ist vielmehr die Zukunft unseres Zusammenlebens und hat die Gesellschaft nachhaltig geprägt.

Der digitale Wandel geht auch an Unternehmen nicht spurlos vorbei: Geschäftsprozesse können durch Automatisierung optimiert und vereinfacht werden, eine internationale Vernetzung ermöglicht die Ausweitung und den Erhalt wichtiger Geschäftsbeziehungen und durch sich immer weiter entwickelnde Ressourcen erschließen sich bislang unerkannte Geschäftsfelder. Die wirtschaftlichen Voraussetzungen für die digitale Transformation sollen nie besser gewesen sein als heute.

So soll die Digitalisierung neue Chancen für eine produktivere und effektivere Zusammenarbeit in einem sogenannten Modern Workplace eröffnen. Dabei stellt sich jedoch die Frage, ob ein digitaler Arbeitsplatz ausschließlich durch die Nutzung neuartiger Technologien geprägt wird oder ob auch andere Faktoren eine wichtige Rolle für einen Modern Workplace darstellen.

smartworx hilft Ihnen weiter

Wir können Sie in jeder gewünschten IT-Funktion unterstützen, sei es als externe IT-Abteilung, als Erweiterung Ihres Teams für spezifische Themen oder als Berater für Geschäftsführer und Entscheidungsträger.

Welche Faktoren prägen den digitalen Arbeitsplatz?

Der Begriff “Modern Workplace” beschreibt einen digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Neben neuen Arbeitszeitmodellen, wie etwa dem Homeoffice oder Remote Work, spielt auch eine Veränderung in den Büros selbst eine entscheidende Rolle. Das Ziel eines digitalen Arbeitsplatzes ist das effektive Arbeiten, unabhängig von Zeit und Raum.

Moderne Arbeitsweisen sollen mit Technologien der Neuzeit – z. B. eine Kameraüberwachung – an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden. So spielt nicht etwa die Digitalität selbst eine tragende Rolle, sondern die Veränderung der Gesellschaft in den letzten Jahrzehnten erfordert die Schaffung digitaler Arbeitsplätze wie den Modern Workplace. Darüber hinaus ist es für Unternehmen wichtig, an Attraktivität als Arbeitgeber zu gewinnen – und das funktioniert nur, wenn sich besagte Unternehmen an die Veränderung anpassen.

Wie Unternehmen eine neue Arbeitswelt schaffen können, hängt von den unterschiedlichsten Faktoren ab. So ist nicht nur die entsprechende Software- und Hardwarebeschaffung wichtig, sondern vor allem steht die Vision und das Konzept des Unternehmens im Vordergrund. Das Gesamtkonzept des Modern Workplace soll die Grundwerte, Identität sowie Kultur des Unternehmens widerspiegeln und dieses weiter ausarbeiten, sodass langfristige Erfolge erzielt werden.

So kann man beispielsweise voll ausgestattete Arbeitsplätze mieten. Ebenso lässt sich die Software mieten oder andere moderne Technologien können in den Arbeitsalltag integriert werden, um die Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Diese Dinge prägen jedoch noch lange nicht einen digitalen Arbeitsplatz. Vielmehr soll die verwendete Technik das zeitgemäße Arbeiten und die Kommunikation unterstützen. So bildet der Modern Workplace die Grundlage der Mitarbeiterbindung und Steigerung der Produktivität. Der Mensch steht in diesem Kontext im Mittelpunkt, wobei die Optimierung der gesamten IT-Infrastruktur lediglich ein Mittel zum Zweck ist.

Die entscheidenden Faktoren eines modernen Arbeitsplatzes sind demnach folgende:

  • Mindset der Führungsebene und Mitarbeiter
  • Vertrauen
  • Freiheiten
  • proaktives Mitwirken

Was macht einen modernen Arbeitsplatz aus?

Möchten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, müssen sie sich vollständig auf die erfolgsrelevanten Kriterien konzentrieren:

  • Zusammenarbeit
  • Sicherheit
  • Kosteneffizienz
  • Konnektivität
  • Kommunikation

Nur unter Beachtung dieser Gesichtspunkte kann die Einrichtung eines IT-gestützten Arbeitsplatzes erfolgreich sein. Im Hinblick auf einen Modern Workplace müssen jegliche entscheidenden Elemente optimiert werden, sodass diese zu einem langfristigen Erfolg des Unternehmens beitragen.

Die Grundlage bildet hierbei die Hardware, die beispielsweise monatlich gemietet werden kann. Sie sollte individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter angepasst sein, sodass die Arbeit tatsächlich erleichtert und nicht etwa verkompliziert wird. Dies gilt ebenso für die Beschaffung der Software.

Neben dem Support sind hierbei unter anderem Schulungen, Produktupdates sowie weitere Möglichkeiten zu beachten. Möchte man beispielsweise MS Teams einrichten, sollten alle Organe des Unternehmens wissen, wie genau das Tool für Kommunikation und Kollaboration funktioniert. Nur, wenn alle Mitarbeiter in Prozesse dieser Art eingebunden werden, kann die Umsetzung des modernen Arbeitsplatzes funktionieren.

Modern Workplace Infografik

Mehr als ein mobiler Arbeitsplatz

Sobald von Modern Workplace die Rede ist, denken die meisten Menschen direkt an einen mobilen Arbeitsplatz oder die Installation unendlich vieler Geräte.

Jedoch bietet ein moderner Arbeitsplatz weitaus mehr als nur die entsprechende Hardware. Zu den wichtigsten Komponenten gehören unter anderem die Datenbereitstellung, die Datensicherheit, die optimale Unterstützung bei technischen Problemen sowie die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellte Arbeitsoberfläche.

Es handelt sich demnach um einen vollumfänglichen Service, der die gesamte technische Arbeitswelt verschiedener Branchen abdeckt, um die Effizienz der Geschäftsprozesse nachhaltig zu steigern. Dieser fängt bereits bei einfachen Dingen, wie der Telefonie an und geht bis zu speziellen Business-Anwendungen inklusive der dazugehörigen Hardware.

Veränderung auf Mensch und Gesellschaft

Bei der gesamten Umsetzung der Digitalisierungsstrategie steht der Mensch im Vordergrund. So sollen die Wünsche, Anforderungen, Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeiter beim Einsatz von IT-Lösungen des Modern Workplace berücksichtigt werden. Nur so kann eine maximale Effizienz und Produktivität mit gleichzeitigem Freiraum erreicht werden.

So ist es nicht selten, dass Mitarbeiter befürchten, ihre Arbeit aufgrund der stark voranschreitenden Digitalisierung zu verlieren. Einige Technologien übernehmen in einigen Branchen beispielsweise ganze Aufgabenfelder, sodass diese nicht einmal mehr von Menschenhand bedient werden müssen. Aus diesem Grund soll die Technik so ausgelegt sein, dass die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützt und nicht etwa vollständig ersetzt werden.

So sind Maschinen und Geräte zwar in der Lage, große Mengen an Daten und Informationen zu verarbeiten und auszuwerten, jedoch ist der kreative Kopf des Menschen dennoch gefragt. Nur so können die richtigen Konsequenzen aus den Ergebnissen gezogen und anschließend die erforderlichen Maßnahmen umgesetzt werden.

Das Ziel eines Modern Workplace ist demnach nicht etwa der Ersatz von Mitarbeitern, indem eine vollständige Automatisierung angestrebt wird. Vielmehr soll durch das digitale Arbeiten ein Mehrwert geschaffen werden, sodass die bereitgestellten Ressourcen die Geschäftsprozesse erleichtern und sich positiv auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirken. Durch die Einbindung der Mitarbeiter in diese Transformation kann eine deutlich höhere Akzeptanz erreicht werden, sodass die Effizienz des Wandels im Fokus liegt.

smartworx hilft Ihnen weiter

Wir können Sie in jeder gewünschten IT-Funktion unterstützen, sei es als externe IT-Abteilung, als Erweiterung Ihres Teams für spezifische Themen oder als Berater für Geschäftsführer und Entscheidungsträger.

Wichtige Bereiche des Modern Workplace

Der Modern Workplace wird grundsätzlich in acht Bereiche unterteilt. Neben Einfachheit, Zusammenarbeit, Knowledge Management sowie Zeit-, Orts- und Geräteunabhängigkeit sind die Aspekte Kreativität, Teamwork, Mobilität und Sicherheit besonders essenziell.

Kreativität

Der Aspekt der Kreativität spielt in einem erfolgreichen Unternehmen eine wichtige Rolle, schließlich hängt der Unternehmenserfolg maßgeblich von seinen Neuerungen und Innovationen ab.

Das kreative Denken kann demnach nicht vollständig an Geräte und Maschinen übertragen werden, da selbst weit entwickelte künstliche Intelligenzen den Verstand des Menschen nicht übertreffen können.

So gibt es zahlreiche Beispiele, die verdeutlichen, dass Computer nicht einmal halb so gute kreative Arbeiten wie Menschen abliefern können. Besonders viel Aufsehen hat eine Art Experiment des New Yorker StartUps Botnik Studios erhalten. Das Unternehmen wollte mithilfe einer Software ein völlig neues Kapitel der Bestseller-Reihe Harry Potter erschaffen. Die Ergebnisse sollen jedoch ziemlich ernüchternd gewesen sein. Auch der Kurzfilm Sunspring verdeutlicht, dass eine Maschine zwar in der Lage ist zu lernen, jedoch keine kreativen Aufgaben zu lösen.

Anhand dieser Beispiele lässt sich eindeutig feststellen, dass der Modern Workplace so ausgelegt sein muss, dass die Kreativität des Menschen unterstützt wird. Ein digitaler Arbeitsplatz soll demnach sich wiederholende und systematische Aufgaben automatisieren, sodass mehr Freiräume für das Ausleben der Kreativität und das Ausschöpfen der Produktivität geschaffen werden.

Darüber hinaus können spezielle Tools, wie bestimmte Software und Hardware, dabei helfen, die kreativen Ideen des Menschen umzusetzen. In Kombination kann tatsächlich ein Mehrwert für das Unternehmen und dessen Geschäftsprozesse geschaffen werden, indem die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich über den regulären Arbeitsbereich hinaus zu engagieren.

Teamwork

Ebenso wichtig wie die Kreativität ist das Teamwork. Dieser Bereich des Modern Workplace darf nicht unterschätzt werden. Grundsätzlich gilt: Je diverser das Team, desto höher die Produktivität. Das liegt vor allem daran, dass unterschiedliche Erfahrungen und Denkweisen in die Prozesse einfließen, sodass diese optimiert werden können.

Voraussetzung für ideales Teamwork ist eine ortsunabhängige Vernetzung. So sollten sich die Geräte aller Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit miteinander synchronisieren, um ein kooperatives Arbeiten zu ermöglichen. Auf diese Weise können gemeinsame Projekte die bestmöglichen Ergebnisse liefern.

Der Modern Workplace bietet den Mitarbeitern eines Unternehmens eine unkomplizierte Zusammenarbeit, stellt kurze Abstimmungswege sicher und hilft dabei, schnelle Entscheidungen zu treffen. Dementsprechend können Abläufe optimiert und die Effizienz nachhaltig gesteigert werden.

Mobilität

Die Mobilität ist ein weiterer Gesichtspunkt des Modern Workplace. Im Fokus steht das orts- und zeitunabhängige Arbeiten.

Nicht zeitgemäße Netzwerke wie LAN-Kabel-Verbindungen schränken die Mitarbeiter in ihrer Produktivität eher ein, statt diese zu fördern. Aus diesem Grund sollten die fortschreitenden Verfügbarkeiten schneller WLAN-Verbindungen unbedingt genutzt werden.

Auch in Bezug auf innerbetriebliche Bürokonzepte spielt die Mobilität eine zentrale Rolle. Wichtige Merkmale eines Modern Workplace sind unter anderem keine festen Arbeitsplätze, flexible Teamzusammensetzungen sowie neue Arbeitsumgebungen.

Sicherheit

Selbstverständlich treten im Rahmen der Digitalisierung auch einige Herausforderungen auf. So spielt die IT-Sicherheit eine immer wichtiger werdende Rolle, um die unternehmensrelevanten Informationen und Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Seit dem Internet ist dieser Aspekt ein grundlegender Bestandteil des Modern Workplace geworden.

So müssen Netzwerke und Systeme in Zeiten von IT und Clouds neu gedacht werden. Veraltete Sicherheitsmaßnahmen schützen hier kaum. Vor allem Cyberangriffe stellen eine der größten Bedrohungen für Unternehmen dar. Datenverluste oder gar Erpressungen haben in der Vergangenheit nicht selten zu einem Totalverlust geführt. Laut einer Studie der IDG schätzen etwa 74 Prozent aller Unternehmen die Risiken von Cyber-Angriffen als hoch bzw. sehr hoch ein. Erst danach – mit 64 Prozent – wird die Nachlässigkeit der Mitarbeiter genannt.

Die Sorge um eine fehlende IT-Sicherheit ist durchaus berechtigt, sodass im Rahmen eines Modern Workplace sämtliche Schutzmaßnahmen getroffen werden müssen, um Cyber-Risiken nachhaltig einzudämmen. Die Einführung von verschlüsselten Verbindungen durch VPN oder auch die eingeschränkte Datenübertragung stellen hier nur einige Beispiele für eine optimale IT-Sicherheit dar.

Darüber hinaus sollte auch die Hardware vor Diebstählen geschützt werden, indem die Geräte beispielsweise geortet werden können. Darüber hinaus sollten bei Abhandenkommen bestimmter Devices jegliche Daten von der Firmenzentrale aus gelöscht werden können, um den Verlust und Missbrauch der Daten zu verhindern. Die Unkenntlichmachung des Bildschirms zählt ebenfalls zu den geeigneten Maßnahmen, um das Risiko einer internen Betriebsspionage zu verringern.

Die Produktivität wird verbessert

Fakt ist: Der Modern Workplace muss den individuellen Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter gerecht werden. Technologie und Neuerungen sollten daher nicht in Konkurrenz zum Menschen stehen, sondern diesen vielmehr bei der Optimierung von Geschäftsprozessen unterstützen und das Unternehmen vorantreiben.

So sollen die Teams durch entsprechende Hardware und Software dazu befähigt werden, mehr Effizienz an den Tag zu legen, ohne dass dabei ihr Freiraum eingeschränkt wird. Im Gegenteil – ein moderner Arbeitsplatz sollte so ausgelegt sein, dass der notwendige individuelle Freiraum stets gewährleistet ist.

Schließlich sollen die Abläufe innerhalb des Unternehmens vereinfacht, optimiert und somit auch die Produktivität und langfristig gesehen die Wirtschaftlichkeit gesteigert werden.

FAQ

Was ist ein Modern Workplace?

Als Modern Workplace wird das Zusammenspiel von Geräten, Technologien, Software sowie Hardware unter Berücksichtigung der Anforderungen der Mitarbeiter bezeichnet.

Warum Modern Workplace?

Ein Modern Workplace ist der Arbeitsplatz der Zukunft. Durch ihn werden die Abläufe und Geschäftsprozesse flexibler, da sich das Team jederzeit und von überall aus miteinander vernetzen kann.

Was macht einen modernen Arbeitsplatz aus?

Die gesamte Infrastruktur eines Unternehmens bildet die Grundlage eines modernen und digitalen Arbeitsplatzes. Veraltete Arbeitsweisen, wie die Papierwirtschaft, sollen langfristig gänzlich verschwinden und Platz für zeitgemäße Modelle des modernen Arbeitens machen.

Fazit

Die Entwicklung der Gesellschaft ist unaufhaltsam. Nicht nur die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter eines Unternehmens haben sich im Laufe der letzten Jahre drastisch weiterentwickelt, sondern auch die der Kunden. Um weiterhin in der freien Wirtschaft wettbewerbsfähig zu bleiben und die Attraktivität als Arbeitgeber aufrechtzuerhalten, sollten Unternehmen mit der Zeit gehen und das Thema Digitalisierung nicht weiter aufschieben.

Ein Modern Workplace bietet hierbei eine vollumfängliche Unterstützung in der Umsetzung dieses Wandels – von der Installation der Hardware und Software bis hin zum langfristigen Support.

KONTAKT

Sie haben Fragen zum Modern Workplace? Wir sind für Sie da!

smartworx ist ein IT-Systemhaus mit Sitz in Overath. Von hier aus betreut smartworx Kunden deutschlandweit. Sie haben eine Frage? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht oder Anruf!

Besuchen Sie uns:

Zum Alten Wasserwerk 9, 51491 Overath

Rufen Sie an:

+49 2204 / 586 120-69

Per E-Mail

hallo@smartworx.de