Geschäftliche E-Mails enthalten oft Informationen, die für einen längeren Zeitraum abrufbar sein müssen. Das schreibt der Gesetzgeber vor. Die E-Mail-Archivierung wird jedoch heute oft noch vernachlässigt. Was die Unterschiede zwischen einem allgemeinen Backup und der Archivierung von E-Mails sind und weitere wichtige Informationen zur E-Mail Archivierung erfahren Sie in diesem Beitrag.

Backup vs. E-Mail-Archivierung – was sind die Unterschiede?

Für jedes Unternehmen gehört das regelmäßige Backup der Daten heute zur Routine. Oft wird die Archivierung von E-Mails dieser allgemeinen Datensicherung gleichgesetzt. Es gibt jedoch ein paar wichtige Unterschiede.

Backup – Schutz vor Datenverlust und Sicherung des Geschäftsbetriebs

Als Backup, auf Deutsch Datensicherung, wird die regelmäßige Speicherung wichtiger Unternehmensdaten auf einem separaten Speichermedium bezeichnet. Dabei wird eine Kopie der Daten zum Zeitpunkt der Sicherung erstellt. Je nach Backup-Strategie werden hierbei immer alle Daten oder nur veränderte und neu hinzugekommene Daten gespeichert. Diese Kopie ermöglicht es, verloren gegangene Daten wiederherzustellen.

Beispielsweise, wenn die Daten bei einem Brand, durch einen technischen Defekt, Diebstahl oder Vandalismus verloren gegangen sind. Mithilfe eines Backups kann der Geschäftsbetrieb fortgeführt werden. Je nachdem, wann das Backup durchgeführt wird, gibt es keine oder nur eine kleine Lücke in den Daten, die in der Regel leicht geschlossen werden kann. Ohne Backup wird ein Datenverlust schnell existenzbedrohend.

Archivierung von E-Mails – vom Gesetzgeber vorgeschrieben und vorteilhaft für Ihr Unternehmen

Während Backups heute zu den Standardroutinen in Unternehmen gehören, wird die Archivierung von E-Mails meist noch vernachlässigt. Der Gesetzgeber schreibt jedoch vor, dass E-Mails je nach Inhalt wie Geschäftsbriefe oder Handelsbriefe auf Papier für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Sie müssen bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kurzfristig verfügbar sein. Ein Backup kann daher die Archivierung von E-Mails nicht ersetzen.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Es muss und es darf auch nicht jede E-Mail archiviert werden. Wenn es sich um Geschäfts- oder Handelsbriefe handelt oder die E-Mail einen steuerlichen Bezug hat, müssen sie archiviert werden. Dies gilt für E-Mails mit Inhalten von Inventaren, Jahresabschlüssen, Handelsbüchern, Rechnungen oder Buchungsbelegen. Diese E-Mails müssen zwingend archiviert und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden.

Nicht archiviert werden müssen E-Mails, die gewissermaßen als Transportmittel für die Übermittlung beispielsweise eines Anhangs mit einer Rechnung dienen. Nur die Rechnung muss archiviert werden. Ebenfalls nicht aufbewahrt werden müssen E-Mail-Newsletter.

Auf keinen Fall archiviert werden dürfen private E-Mails von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wenn diese der Archivierung nicht zugestimmt haben. An diesem Punkt geraten Unternehmer schnell in eine Zwickmühle. Einerseits dürfen private E-Mails ohne Zustimmung nicht archiviert werden, andererseits ist der Aufwand, diese E-Mails auszusortieren wirtschaftlich nicht vertretbar. Es ist daher empfehlenswert, die Nutzung des Firmen-Accounts für private E-Mails zu untersagen.

Wie müssen E-Mails archiviert werden?

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat auf Basis der GoDB Leitsätze zur E-Mail-Archivierung in Unternehmen aufgestellt. E-Mails müssen demnach wie folgt aufbewahrt und archiviert werden:

• zum frühest möglichen Zeitpunkt
• ordnungsgemäß und vollständig
• übereinstimmend mit dem Original
• unveränderbar
• wieder auffindbar
• reproduzierbar
• mit Berechtigung einsehbar
• nachvollziehbar protokolliert

Dies gilt für den gesamten Aufbewahrungszeitraum. Wird, während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen das IT-System gewechselt, muss sichergestellt werden, dass die Archivierung entsprechend den Vorgaben fortgeführt werden.

Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Laut der IHK zu Schwerin, beträgt die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe nach § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO einheitlich sechs Jahre, ebenso für Geschäftsbriefe.

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