5 Gründe, warum Sie nicht auf eine Datensicherung verzichten sollten
Eigentlich ist die Situation doch klar, ja sogar total offensichtlich. Doch die Praxis sieht leider ganz anders aus: Nur ca. 47 % der deutschen Unternehmen haben ein Datensicherungskonzept formuliert und umgesetzt, das Häufigkeit, Zeitpunkt und Vorgehensweise einer Datensicherung regelt. Da stellt sich die Frage nach dem „WARUM?“ – schlüssige Argumente sind uns unbekannt…Um Unternehmen zum Sichern der eigenen Daten und somit zur Sicherung der eigenen Unternehmensexistenz zu motivieren, haben wir 5 Gründe zusammengefasst, warum Sie eine Datensicherung vornehmen sollten.
Datenverluste passieren schneller & oft anders als man denkt! (#1)
Das Schreckgespenst „Datenverlust“ ist kein Mythos, wie die Studie „EMC Data Protection Index“ (2014) verdeutlicht:
„56% der Unternehmen in Deutschland haben innerhalb der letzten zwölf Monate entweder Datenverluste oder Ausfallzeiten verzeichnet.“ Die Probleme treten also regelmäßig auf und betreffen über die Hälfte der deutschen Unternehmen. Doch was sind die häufigsten Ursachen für Datenverlust? Was denken Sie? Richtig! Hardware-Probleme, wie Kurzschlüsse, defekte Festplatten, etc.. Auch Stromausfälle können IT-Strukturen erheblich zusetzen und verursachen vielerorts Probleme. Oft nicht auf der Rechnung haben Unternehmen und Entscheider dagegen den Faktor Mensch:
Dabei hat es nicht immer mit Böswilligkeit zu tun (Mitarbeiter-Spionage oder Diebstahl), sondern oft mit Unachtsamkeit. Mal eben eine Datei überschreiben, eine wichtige Datei nicht speichern oder ein falsches Update installieren – solche Situationen kommen tagtäglich in deutschen Büros vor.
Fehlende Datensicherungen machen viel Arbeit (#2)
Kommt es zum Ernstfall und Daten sind nicht mehr verfügbar, beginnt oftmals eine Mammutaufgabe: Händeringend wird nach alten Versionen gesucht, die man sich als Zwischenstand per E-Mail verschickt hat oder ähnliches. Doch auch wenn eine alte Version gefunden wird, ist der Arbeitsaufwand, der in die Aktualisierung investiert werden muss, meist sehr groß. Ein ähnliches Gefühl kennen Sie sicherlich aus Ihrem Alltag: Wenn z.B. eine große Excel-Datei oder ein aufwendiges Angebot nicht gespeichert wurde, stürzt der Rechner ab, und die Arbeit von Stunden ist verloren. Bei großen oder vielen Dateien ist dagegen oftmals „Hopfen und Malz“ verloren. Einem bekannten Unternehmen sind beispielsweise einmal sämtliche ERP-Belege von mehreren Monaten „abhanden“ gekommen. Die Folge: Alle Belege mussten nochmal aus dem „Papier-Archiv“ in das ERP-System übertragen werden. Eine nervtötende Aufgabe, die aber sehr gewissenhaft erfolgen muss, und das natürlich am Wochenende, da im Tagesgeschäft keine Zeit für solche Aufgaben ist. In diesem Fall ist das Ganze zum Glück glimpflich ausgegangen. Doch was passiert, wenn es sich bei den verloren Daten um Patente, Konstruktionszeichnungen oder wichtige Maschinenprogramme handelt? Dann ist guter Rat teuer und im schlimmsten Fall droht sogar der Verlust der Existenz.
Ein Datenverlust kostet viel Geld (#3)
Wie Sie an unseren kleinen Beispielen erahnen können, sind Datenverluste oftmals eine sehr kostspielige Angelegenheit. Verständlich – ist doch meist ein großer zusätzlicher und außerplanmäßiger Aufwand die Folge des Verlusts. Und was bedeutet das in Zahlen? EMC hat in einer Studie errechnet, dass deutsche Unternehmen in den letzten zwölf Monaten 33,6 Milliarden Euro durch Datenverluste eingebüßt haben.
Der Verzicht auf eine Datensicherung ist grob-fahrlässig (#4)
Auch der Gesetzgeber hat eine klare Meinung zur Notwendigkeit einer Datensicherung. Beispielsweise entschied 2003 das OLG Hamm, dass ein Unternehmen eine tägliche Sicherung der Unternehmensdaten sowie einmal wöchentlich eine Vollsicherung durchführen muss. Wird keine solche Sicherung durchgeführt, handelt das Unternehmen grob fahrlässig. Gehen geschäftsrelevante Daten aufgrund einer mangelhaften Sicherung verloren, kann die Geschäftsführung für den daraus resultierenden Schaden persönlich haftbar gemacht werden.
Datenverluste sind existenzgefährdend! (#5)
Sehen wir mal davon ab, dass ein Datenverlust wirklich ärgerlich, häufig teuer, aber vor allem sinnlos ist, hier noch ein harter Fakt: 43 % der Unternehmen konnten sich nach einem Totalverlust ihrer Daten nicht mehr erholen und weitere 29 % mussten innerhalb der nächsten zwei Jahre schließen! Eine harte Aussage – die aber aufgrund der vorgenannten Gründe durchaus nachvollziehbar ist. Der zeitliche und finanzielle Aufwand, der für die Wiederherstellung der Daten und – in letzter Konsequenz – der Geschäftsfähigkeit aufgebracht werden muss, kann von vielen Unternehmen einfach nicht gestemmt werden.
FAZIT
Die vorgenannten 5 Gründe geben eine gute Übersicht über die Notwendigkeit einer Datensicherung. Das Fazit wollen wir daher nochmals als Apell nutzen: Bitte setzen Sie sich mit dem Thema Datensicherung auseinander! Stellen Sie sich die Frage, was bei einem Verlust Ihrer Daten passieren würde! Es handelt sich um eine konkrete Bedrohung für Ihr Unternehmen. Ein Verdrängen dieser Tatsache kann schwerwiegende Folgen haben. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie das Thema Datensicherung angehen sollen oder Sie Ihr Datensicherungskonzept einmal unverbindlich von einem Sachverständigen bewerten lassen wollen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Was ist Datensicherung?
Mit einer Datensicherung schützen Sie Ihre geschäftlichen oder privaten Daten vor einem dauerhaften Verlust. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Sicherungsvarianten und Speichermedien wählen. Außerdem gilt es, einige etablierte Grundsätze zu beachten. Im folgenden Artikel finden Sie die wichtigsten Informationen für den Einstieg in das Thema.
Vorsorge für den Ernstfall
Ob geschäftliche Unterlagen oder private Dokumente und Fotos – eine Sicherung von Daten sorgt dafür, dass Sie auch nach einem Defekt noch auf Ihre Dateien zugreifen können. Die Gründe für einen solchen Datenverlust sind vielfältig. Sie reichen vom defekten Datenträger über Diebstahl und Ransomware (wie Viren und Trojaner) bis hin zu Katastrophen wie Bränden oder Überschwemmungen. Häufig gehen Daten auch einfach durch versehentliches Löschen verloren.
Die Sicherung von Daten, auch Backup genannt, ist somit eine wichtige Vorsorgemaßnahme. Vereinfacht gesprochen, speichern Sie dabei in regelmäßigen Abständen eine Kopie Ihrer Daten physisch getrennt vom Original. Auf diese Kopie können Sie dann im Ernstfall über eine Datenrücksicherung weiterhin zugreifen.
Die verschiedenen Backup-Varianten
Nach dem Umfang der gesicherten Daten werden drei Backup-Varianten unterschieden:
Bei einer Vollsicherung erstellen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Kopie aller Daten. Da dieser Vorgang oft zeitaufwendig ist, folgen auf die Vollsicherung zumeist sogenannte differenzielle oder inkrementelle Teilsicherungen.
Mit einer differenziellen Sicherung speichern Sie alle Änderungen, die nach der letzten Vollsicherung entstanden sind. Eine inkrementelle Sicherung kopiert generell die Änderungen nach der letzten Sicherung, egal ob das eine Voll- oder Teilsicherung war.
Häufig können Sie wählen, ob Sie nur Ihre Dateien sichern wollen oder ein Abbild des gesamten Gerätes, ein sogenanntes Image. Ein solches Image umfasst dann beispielsweise auch das Betriebssystem mit all seinen Einstellungen. Mit dieser Art von Backup ersparen Sie sich oft viele aufwendige Neuinstallationen und Konfigurationen.
Bewährte Grundsätze
Ein wichtiges Prinzip bei der Sicherung von Daten ist die sogenannte 3-2-1-Regel. Sie besagt, dass Daten immer dreifach gespeichert werden sollen – ein Original und zwei Kopien. Die Kopien sollten Sie auf zwei verschiedenen Medien ablegen. Im Privaten können die Sicherung beispielsweise auf einer externen Festplatte und auf DVD gespeichert werden. Im Geschäftsbereich haben sich die Sicherung auf einem speziellen Netzwerkspeicher (NAS) und auf externen Wechselmedien (USB-Festplatten oder RDX-Bänder) als Standard etabliert.
Die Wechselmedien sollten anschließend „extern gelagert werden“. Konkret: Die Medien sollten an einem Ort aufbewahrt werden, der räumlich ganz klar von den Produktivdaten (z.B. dem Server oder dem gesicherten Rechner) getrennt ist. Im Unternehmensbereich sind dies meist ein Bankschließfach / Tresor, ein anderer Unternehmensstandort oder wenigstens ein anderer Brandschutzabschnitt. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass im Falle von Diebstahl, Brand oder Überschwemmung ein Backup der Daten vorliegt, mit dem man die Rücksicherung des IT-Systems vornehmen kann.
Um im Bedarfsfall auch auf ältere Dateiversionen zugreifen zu können, ist es üblich, mehrere Backups unterschiedlichen Alters anzulegen. Beim einfachen First-In-First-Out-Prinzip (FIFO) ersetzen Sie dann immer das älteste Backup durch ein neues. Alternativ erstellen Sie mit der sogenannten Großvater-Vater-Sohn-Methode tägliche, wöchentliche und monatliche Backups.
Vorgehen in der Praxis
Oft werden Daten einfach durch manuelles Kopieren von Dateien gesichert. Dieses Prinzip birgt aber verschiedene Probleme. U.a. muss man sich selbst immer wieder erinnern, die Datensicherung vorzunehmen. Während des Kopiervorgangs müssen alle Dateien (manchmal sogar Anwendungen) geschlossen sein, um auch wirklich alle Daten kopieren zu können.
Aus diesen Gründen empfiehlt es sich, auf eine spezielle Backup-Software zu setzen. Denn erstens können in dieser Software die Sicherungstasks oder -jobs angelegt werden, um diese automatisch starten zu lassen. Außerdem können spezialisierte Software-Lösungen (wie z.B. Veeam Backup & Replication) auch von geöffneten Datenbanken und Programmen Datensicherungen vornehmen.
Die kostenpflichtigen Software-Lösungen haben aber nicht nur den Vorteil, dass die Sicherungen reibungsloser erfolgen. Auch auf der Seite der Rücksicherung (also dem Wiedereinspielen von Daten) können diese vielfältigeren Möglichkeiten bieten.
Einfache Software kann meist nur das Zurücksichern eines vollen Systems -/ Laufwerk bieten. Spezialisierte Software ermöglicht aber die Wiederherstellung einzelner Dateien, einzelner E-Mails oder anderer Elemente.
Zuallererst sollte immer überprüft werden, ob die gesicherten Daten wirklich vollumfänglich gesichert wurden. Software-seitige Erfolgsmeldungen sind hier leider manchmal nur wenig aussagekräftig. Denn wenn z.B. 0 Dateien kopiert wurden, dann erhält man dafür auch eine „Erfolgsmeldung“.
Des Weiteren sollte immer geprüft werden, ob sich die Daten aus der Datensicherung aus zurück sichern lassen. Dies ist leider auch nicht immer gegeben. Die Gründe dafür liegen in der Komplexität eines Datensicherungsvorgangs. Bei einem solchen Vorgang müssen viele Faktoren miteinander interagieren, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Gibt es Probleme an irgendeiner Stelle in diesem Prozess, kann der gesamte Vorgang fehlschlagen.
Zukunftsaussicht: Backups in der Cloud für das „externe Backup“
Für die Sicherung Ihrer Daten können Sie aus einer Reihe von Medien wählen. Datenträger wie Magnetbänder, Festplatten oder DVDs lassen sich gut an einem sicheren Ort Ihrer Wahl aufbewahren.
Ergänzt wird diese Riege durch Backups in der Cloud. Mit der passenden Software und einem dazugehörigen Speicher lassen sich Cloud-Backups gut realisieren. Cloud-Backups bietet sich besonders an, wenn die Gesamt-Datenmenge, die es zu sichern gilt, zu groß ist, um diese auf Wechselmedien zu speichern. Auch sind Cloud-Backups sinnvoll, wenn der Wechsel der externen Medien nur unregelmäßig erfolgt, weil es immer wieder vergessen wird. Außerdem haben die Überschwemmungen in den letzten Monaten gezeigt, dass ganze Firmengelände überflutet wurden, sodass Backup-Medien auch in anderen Brandabschnittsbereichen oder Tresoren unwiderruflich zerstört wurden. An dieser Stelle hilft dann meist nur ein gut gesichertes externes Backup – z.B. in der Cloud.
Fazit: Datensicherung = wichtiger Schutz für Unternehmen und Privatanwender
Eine regelmäßige Datensicherung kann Unternehmen und Privatanwender vor unangenehmen Überraschungen bewahren. Ob Voll- oder Teilsicherung, manuell oder automatisch, Magnetband oder Cloud – Sie können die wichtige Vorsorgemaßnahme genau an Ihren Bedarf anpassen. Wenn Sie dabei noch einige Grundsätze beachten, bleiben Ihre Daten auch im Ernstfall immer für Sie verfügbar.
Und ein letzter Tipp: Wenn Sie die Ausführung der Datensicherung, die Überprüfung der gesicherten Datenmenge, den Wechsel der Datenträger und die Überprüfung der Rücksicherung nicht selber übernehmen können oder wollen, suchen Sie sich einen Dienstleister, der dies für Sie übernimmt.
Beitrag zuletzt aktualisiert: 29.06.2022