“Prozessoptimierung” einfach erklärt

Der Begriff “Prozessoptimierung” wird vor allem in der Unternehmens- und Institutionssprache verwendet. Er beschreibt die methodengeleitete, beständige und auf ein konkretes Ziel hin ausgerichtete Verbesserung von Arbeitsabläufen und Produktionsprozessen. Im Bereich der IT ist die “Prozessoptimierung” darauf ausgerichtet, die Informationstechnik bzw. elektronische Datenverarbeitung sowie die digitale Infrastruktur eines Unternehmens bzw. einer Institution zu analysieren und zu verbessern. Zudem spielen Fragen der Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen eine herausgehobene Rolle. Prozessoptimierung ist als ein fortlaufendes Verfahren zu begreifen, welches prinzipiell nie abgeschlossen ist. Um dieses Verfahren gewinnbringend durchführen zu können, steht am Beginn des Prozesses die Identifizierung der Defizite des bestehenden IT-Systems. Auf dieser Basis werden die Ziele der Optimierung festgeschrieben und es werden Etappenziele für deren Realisierung festgelegt. Im Bereich der IT wären dies z. B. die Verbesserung der digitalen Infrastruktur bzw. eine Erhöhung der Datensicherheit innerhalb eines Unternehmens.

Sind die Ziele der Prozessoptimierung festgelegt, werden einzelne, gegebenenfalls kreative Methoden bzw. Lösungen erarbeitet, um diese erreichen zu können. Unterschiedliche Methoden der Ideenfindung, Kreativitätstechniken (Brainstorming, 635-Methode oder die Mindmap) und analytische Methoden (Morphologischer Kasten, Ishikawa-Diagram oder FMEA Methode) können zum Einsatz kommen, um die Problemlösung voranzubringen. Am Ende des Optimierungsprozesses steht die Realisierung der konkreten, logistischen, finanziellen und organisatorischen Arbeitsschritte, die innerhalb des Optimierungsverfahrens erarbeitet wurden. Gängige Themen der Optimierung sind vor allem die Senkung von Kosten, die Verbesserung von Kommunikationsstrukturen, eine Reduzierung der benötigten Materialien oder eine Effektivisierung der zeitlichen Arbeitsabläufe.