Definition GDPdU

Bei der Abkürzung GDPdU handelt es sich um die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unternehmen”. Seit dem Jahr 2015 wurden damit die GoBD ersetzt. Mit diesen Grundsätzen sollen die Methoden der Überprüfung durch die Finanzbehörden in Bezug auf steuerliche Informationen an die aktuellen Techniken der Buchführung angeglichen werden. Mit dieser Verwaltungsvorschrift, welche durch das Bundesministerium der Finanzen erstellt wurde, wird der Zugriff auf digitale Daten bei Betriebsprüfungen von kleineren Unternehmen, freiberuflich Tätigen bzw. Selbstständigen geregelt.
In dieser Vorschrift werden die Regelungen der Abgabenordnung und des Umsatzsteuergesetzes in Bezug auf die Aufbewahrungsmöglichkeiten der Buchungsunterlagen in digitaler Form konkretisiert.

In der GDPdU werden der Umfang und die Art der Zugriffsmöglichkeiten auf steuerrelevante digitale Daten geregelt. Weiterhin sind die Pflichten der Mitwirkung von Steuerpflichtigen im Zusammenhang mit Betriebsprüfungen sowie die Aufbewahrung und Archivierung der Daten in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unternehmen fixiert.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung von Unternehmen stehen den Betriebsprüfern bei den jeweiligen Außenprüfungen drei Arten des Datenzugriffs zur Verfügung. Bei dem unmittelbaren Datenzugriff ist lediglich das Lesen von Daten zur Überprüfung der Buchhaltung gestattet. Dies wird mit einer Software des Steuerpflichtigen realisiert, sodass ein Online-Zugriff auf die Datensysteme des Unternehmens bzw. Freiberuflers per Fernabfrage nicht gestattet ist. Die zweite Variante ist der mittelbare Zugriff durch Auswertungen. Dabei wird mit den möglichen Auswertungsoptionen des Datensystems des zu prüfenden Unternehmens eine maschinelle Auswertung vollzogen, um in der Folge mit dem Lesezugriff die steuerlich relevanten Informationen auswerten zu können. Bei der dritten Option, der Datenträgerüberlassung, ist das Unternehmen verpflichtet den Finanzbehörden die gespeicherten Daten sowie die damit in Verbindung stehenden Informationen (wie bspw. die Strukturen von Dateien bzw. vorhandene Verknüpfungen) auszuhändigen. In dieser Konstellation werden die Daten auf einen Datenträger des Betriebsprüfers gesichert und unter Einhaltung des Steuergeheimnisses ggf. auch an einem anderen Auswertungsort als in dem Unternehmen selbst ausgewertet.