Bei der E-Mail-Archivierung handelt es sich um das längerfristige Speichern von E-Mails in einem separaten Archiv-Ordner. Die elektronischen Nachrichten können je nach E-Mail-Anbieter auf Basis unterschiedlicher Funktionen archiviert werden. Grundsätzlich sorgt die Archivierung von E-Mails weiterhin zur Erhöhung der Speicherkapazität, da die archivierten E-Mails nicht den verfügbaren Speicher belasten.

Insbesondere im Unternehmensbereich geht es bei der Archivierung im Regelfall um die langfristige Archivierung von elektronischen Nachrichten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Beispiele dafür sind die Grundsätze zu der korrekten Führung sowie Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen bzw. elektronischen Dokumenten. Dabei kann es bspw. um steuerrelevante Dokumente gehen, welche digital als E-Mail übermittelt wurden und über einen gewissen, vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Aufgrund der gesetzlichen Anforderungen sind Betriebe und Unternehmen zu der Archivierung von E-Mails verpflichtet.

Die Archivierung von E-Mails erfolgt zunehmend über eine Cloud. Vorteile sind die gesunkenen Kosten, eine höhere Effizienz sowie die höhere Funktionalität. Bei der traditionellen E-Mail-Archivierung werden die Daten auf einem Magnetband bzw. anderen Medien gespeichert.

Die Vorgaben zum Zugriff auf die Daten sowie die Möglichkeit zur Überprüfung der digitalen Unterlagen geben vor, dass sämtliche Daten mit steuerlicher Relevanz in digitaler Form, vorgezeigt werden können. Daher ist es in Bezug auf die E-Mail-Archivierung essenziell, dass der Pflicht zur Dokumentation nachgekommen werden kann. Mit verschiedenen Softwarelösungen lässt sich die Archivierung automatisieren und durch weitere Funktionen bspw. schnell nach E-Mails suchen.

E-Mail-Archivierung einfach erklärt ist die Sicherung von E-Mails zur späteren Einsicht bzw. weiteren Bearbeitungsmöglichkeit. Dabei wird oftmals von einem Backup gesprochen. Die E-Mail-Archivierung ist in Unternehmen mit steuerlicher Relevanz in Deutschland verpflichtend.

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