Datensicherung – warum sie jeden (Unternehmer) etwas angeht!

Es gibt kaum einen Prozess in unserem Leben oder im beruflichen Alltag, der nicht technisch unterstützt oder sogar komplett von einer Technik übernommen wird. Gerade in Unternehmen werden Briefe, Rechnungen, Verträge (zum Glück) nicht mehr mit der Schreibmaschine verfasst. Software wie Word, Excel, Warenwirtschafts- oder CRM-Systeme, etc. nehmen dem Benutzer viel Arbeit ab und ermöglichen eine schnelle und bequeme Bearbeitung.

Und auch das Speichern, Ablegen und Suchen von Dokumenten ist einfach und platzsparend zu bewältigen.

Doch was passiert, wenn die Daten auf einmal nicht mehr zur Verfügung stehen?

Der Rechner ist kaputt und lässt sich nicht mehr starten. Der Server mit den Kalkulationen ist nicht mehr erreichbar. Oder ein Blitzeinschlag sorgt für einen Systemtotalausfall.

• Was ist eine Datensicherung?
• Welche Daten sollte man sichern?
• Warum ist eine Datensicherung so wichtig?
• Wie mache ich eine Datensicherung?
• Manuelle Sicherung vs. automatisierte Sicherung
• Problemfall – Sicherung auf dem eigenen System
• Problemfall – Sicherung auf gebrannten CDs / DVDs
• Problemfall – Sicherung auf externer Festplatte
• Problemfall – Cloudspeicherung
• Problemfall – Mangelndes Know-How

Jetzt ist guter Rat teuer!

Oder auch nicht, denn mit einer guten Datensicherung sind Sie auch im Extremfall schnell wieder handlungsfähig und können Ihre Tätigkeit wieder aufnehmen.

Was ist eine Datensicherung?

Die Datensicherung beschreibt den Vorgang wichtige Daten zu kopieren und abzuspeichern, um diese im Bedarfsfall bei einem Datenverlust wieder zurückkopieren zu können.

Oftmals wird in diesem Zusammenhang auch von einem Backup gesprochen.

Welche Daten sollte man sichern?

Diese Frage müssen Sie in erster Linie selbst beantworten:

• Welche Daten sind für Sie sehr wichtig?
• Welche Daten haben einen speziellen Wert? (auch aus persönlichen Gründen)
• Welche Daten haben bei der Erstellung viel Zeit und Mühe gekostet?
• Welche benötigen Sie, um Ihrer Tätigkeit nachzugehen?

Darüber hinaus gibt es in Unternehmen einige Daten, die aus rechtlichen Gründen für einen gewissen Zeitraum aufgehoben werden müssen.

Warum ist Sie so wichtig / notwendig?

Das Versäumnis einer Datensicherung kann viel Zeit und Geld kosten. Manchmal sogar ganze Existenzen bedrohen.

Ein Beispiel:

Ein Konstruktionsbüro für Maschinenteile hat in Folge eines Blitzeinschlags Probleme mit dem IT-System. Der Server, auf dem alle Konstruktionsdaten und Maschinenprogramme der letzten 15 Jahre gespeichert wurden, ist irreparabel geschädigt. Ein Zugriff auf die Daten ist nicht mehr möglich.

So schlimm wie in dieses Beispiel muss es nicht immer laufen, aber selbst kleinere Dinge können Probleme bereiten:

Wer kennt es nicht? Man hat lange an einer großen Kalkulation gearbeitet oder mühevoll über Jahre eine tolle Bildersammlung zusammen gestellt. Und auf einmal – aus unerklärlichen Gründen – ist die Datei nicht mehr aufrufbar oder der PC lässt sich nicht mehr starten. Die ganze Arbeit war umsonst! WENN kein ordentliches Backup zur Verfügung steht.

Wie mache ich eine Datensicherung?

Der eigentliche Ablauf einer Datensicherung ist relativ simpel. Die wichtigen Daten werden kopiert und an einer anderen Stelle wieder abgespeichert.

Manuelle Sicherung vs. automatisierte Sicherung

Dieser Prozess kann sowohl automatisch über spezielle Programme und Dienste oder auch manuell erfolgen. Die bekanntesten Sicherungsmethoden wollen wir im Folgenden näher betrachten und auf mögliche Probleme / Gefahren hinweisen.

Problemfall – Sicherung auf eigenem System

Viele Programme – wie bspw. das Windows-Betriebssystem bieten Datensicherungen an.
Wahlweise wird dabei ein Abbild der gespeicherten Dateien auf der Festplatte, der installierten Programme und den Einstellungen erstellt.

Bei Problemen mit dem Rechner kann dieses Backup auf Knopfdruck wieder hergestellt werden.

Keine Lösung ist eine Sicherung auf dem eigenen System, wenn das System einen technischen Ausfall hat.

Konkret: Lässt sich das Laptop nicht mehr starten, kann auch nicht das Backup wiederhergestellt werden und der Benutzer guckt wieder in die Röhre.

Zwischenfazit:

Bei der Datensicherung sollte auf jeden Fall eine externe Speichermethode verwendet werden, um das Risiko des Datenverlusts zu minimieren.

Problemfall – gebrannte CDs / DVDs

Beliebte und bekannteste Methode für die “externe Datensicherung” ist das Brennen der Daten auf CD- und DVD-Rohlinge.

Dies geht relativ einfach, kann ohne großes technisches Verständnis erledigt werden und die Archivierung der Datenträger ist zudem sehr platzsparend – in Summe viele Argumente, die für diese Methode sprechen.

Wäre da nicht das Problem mit der Haltbarkeit der Datenträger!

Zwar wird die Haltbarkeit beispielsweise von DVD-Rohlingen auf bis zu 100 Jahre geschätzt – was für die meisten Privatanwender vollkommen ausreicht, ABER…

..nachprüfen kann man dies sehr schwer und entsprechende Erfahrungswerte fehlen.

Aus der Praxis können wir die These leider auch nicht unterstützen. In der Vergangenheit wurden immer wieder Probleme beim Einlesen der alten Daten bekannt – und das 3-5 Jahren, nach dem die Sicherung angelegt wurde.

Gerade bei billigen Rohlingen treten diese Probleme häufig auf – und auch bei teuren Datenträgern sind schon Probleme aufgetreten.

Dies ist auch ein Grund, warum einige Nutzer zum Speichern auf externe Festplatten übergegangen sind.

Problemfall – externe Festplatte

Externe Festplatten bieten im Vergleich zu CDs und DVDs viel mehr Platz und machen eine Speicherung von großen Daten zu günstigen Preisen möglich. Außerdem kann die Festplatte problemlos mitgenommen werden und auch an einem anderen Ort aufbewahrt werden – was sich gerade bei Brandfällen oder Überschwemmungen als sehr nützlich erweisen kann.

Doch auch hier besteht das Problem der Haltbarkeit:
Technische Produkte sind heutzutage maximal auf die “Lebensdauer” von 10 Jahren beschränkt.

Besonders Staub, der zwangsläufig in die Festplatte eindringt oder lange Liege- oder permanente Laufzeiten setzen der Technik zu – und sorgen für ein Ausfallrisiko.

Problemfall – Cloudspeicherung

Gerade in den letzten Jahren sind viele Benutzer zum Speichern “in der Cloud” übergegangen.
Zurecht!

Denn die Vorteile liegen auf der Hand:

• Ich brauche mich nicht um Hardware wie Rohlinge oder Festplatten kümmern.
• Die Daten werden auf professionellen Servern abgelegt,
• der Cloud-Anbieter sorgt permanent für eine Datensicherung, sodass der Datenverluste nahezu unmöglich ist.
• Auf Wunsch wird das Backup automatisch über einen Internetzugang im Hintergrund erstellt.

Eigentlich die Allerheil-Lösung für alle Datensicherungsprobleme.

EIGENTLICH – denn beim Speichern in der Cloud gibt es einige – teils sehr sehr wichtige – Dinge zu beachten.

Wissen Sie zum Beispiel:

• Wo genau Ihre Daten liegen?
• Wer Ihre Daten auch sehen kann?
• Welche Daten Sie gar nicht in der Cloud speichern dürfen?
• Welche sonstigen rechtlichen Bestimmungen es beim Speichern in der Cloud gibt?

Problemfall – mangelndes Know-how

Anhand der vorangegangenen Fragen wird deutlich, dass die Cloud-Lösung viel komplexer ist als auf den ersten Blick gedacht. Bei vielen Fragestellungen fehlt auch schlichtweg das Know-how, um die Fragen zu beantworten.

Oder einfach die Zeit…

Ratsam ist an dieser Stelle einen Experten aufzusuchen, der Ihre Anforderungen aufnimmt. Diese mit den technischen Möglichkeiten abgleicht und eine individuelle Lösung für Sie parat hat. Haben Sie Fragen? Oder suchen Sie privat oder geschäftlich eine Datensicherungslösung? Dann sprechen Sie uns unverbindlich an!