1. Lokaler Exchange-Server

Ein lokaler Exchange-Server wird auf unternehmenseigener Hardware installiert und verwaltet. Unternehmen sind für Wartung, Updates, Sicherheit und Backup selbst verantwortlich.

Vorteile

• Volle Datenkontrolle: Unternehmen haben die vollständige Kontrolle über ihre Daten und können sicherstellen, dass diese den internen Sicherheitsrichtlinien entsprechen.
• Flexible Anpassungen: Die IT-Abteilung kann den Server nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens anpassen.
• Unabhängigkeit vom Internetzugang: Der Zugriff auf bereits erhaltene & versendete E-Mails und andere Funktionen ist auch ohne Internetverbindung möglich

Nachteile:

• Hoher Wartungsaufwand: Die IT-Abteilung muss regelmäßig Wartungsarbeiten durchführen und Updates installieren.
• Begrenzte Skalierbarkeit: Die Skalierung ist durch die vorhandene Hardware begrenzt.
• Hoher Bedarf an Hardware-Ressourcen: Die neuen Exchange-Server haben sehr hohe Hardware-Anforderungen, die gerade für kleine und mittelständische Unternehmen deutliche Kostentreiber sind.
• Stockende Weiterentwicklung: Neue Features werden von Microsoft eher für den Exchange Online entwickelt und nicht mehr für die lokale Installation bereitgestellt.
• Hohe initiale Kosten: Lizenzkosten, Hardware, etc. sorgen für einen großen initialen Invest.
• Begrenzter Lebenszyklus: In der Vergangenheit war es so, dass nach einigen Jahren auf eine neue Microsoft-Version geupdatet werden musste, was höhere Investitionen zur Folge hatte.

2. Exchange Online

Exchange Online ist die cloudbasierte Version des Exchange-Servers und wird von Microsoft in deren Rechenzentren betrieben.

Vorteile

• Automatische Updates: Microsoft übernimmt die Wartung, Updates und einen Teil Sicherheitsmaßnahmen automatisch und im Hintergrund.
• Hohe Ausfallsicherheit: Microsoft bietet eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit durch ihre Infrastruktur.
• Einfache Skalierbarkeit: Exchange Online kann je nach Bedarf skaliert werden, ohne dass zusätzliche Hardware erforderlich ist.
• Mehr Sicherheitsfeatures: Zum Beispiel kann mit MFA-Pflicht oder „Conditional Access“ die Absicherung des externen Zugriffs auf die E-Mail deutlich verbessert werden.
• Problemlose Integration in die Microsoft365-Welt: Das Zusammenspiel mit Diensten wie Microsoft Teams, Microsoft Copilot, etc. erfolgt problemlos.
• Unabhängiger von einem Produktlebenszyklus: Da der Dienst über die Hersteller-Cloud zur Verfügung gestellt wird, werden in Zukunft keine großen Update-Arbeiten erfolgen, wie z.B. bei einer neuen lokalen Exchange-Version.

Nachteile:

• Abhängigkeit vom Internetzugang: Der Zugriff auf E-Mails und andere Funktionen erfordert eine Internetverbindung.
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Anpassungen sind nur im Rahmen der von Microsoft bereitgestellten Funktionen möglich.
• Datenschutz: Als Cloud-Lösung hat der Nutzer nur begrenzten Einfluss auf die Datenspeicherung und die Datenverarbeitung.

WICHTIG → Reiner Kostenvergleich ist irreführend!

Die Entscheidung sollte nicht aus reiner Kostensicht getroffen werden!

Erstens beinhalten die Standard-Produkte wie „Microsoft 365 Business Standard“ oder „Microsoft 365 Business Premium“ viel mehr als die reinen Exchange-Lizenzkosten. Im Produktpreis sind u.a. auch folgende Dingen enthalten:

• Ressourcen im Microsoft365-Rechenzentrum
• Updates, Patches, Wartungen durch Microsoft
• aktuellste Versionen der Microsoft-Office-Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• vollwertige Lizenz für die Nutzung von Microsoft Teams für Chats und Videotelefonie
• vollwertige Dateiablage anstatt eines lokalen Fileservers in Sharepoint Online
• etc.

Zweitens müssen bei einem lokalen Exchange Mehrkosten für die Absicherung des externen Mailzugriffs einkalkuliert werden – wie z.B.:

• Web Application Firewall
• VPN
• etc.

Eine Basis-Absicherung des externen Zugriffs ist bei Exchange Online dagegen schon im Standard gegeben.

Bei einem Kostenvergleich müssen auch diese Kosten berücksichtigt werden.